VoIP zvanu ieraksts

Ir divi veidi, kā piekļūt VoIP zvanu ierakstiem atkarībā no VoIP (Voice over Internet Protocol) tehnoloģijas un uzņēmuma politikas.

Manuāla VoIP zvanu ierakstīšana

Manuālais paņēmiens nozīmē, ka darbinieks izlemj, vai ierakstīt VoIP zvanu, nospiežot ieraksta pogu. Šī iespēja ir laba pieeja, ja vēlaties lūgt atļauju katrā sarunā pirms VoIP zvana ierakstīšanas ieslēgšanas.

Automātiska zvanu ierakstīšana

Daži uzņēmumi izvēlas ierakstīt visas VoIP tālruņa sarunas (t.i., gan ienākošos, gan izejošos zvanus). Lai par to pabrīdinātu klientus, tālruņu sistēma klientiem parasti iepriekš paziņo, ka ienākošie zvani tiks ierakstīti “apmācību nolūkos”. Menedžeri dažkārt arī izmanto automātiskos ierakstus, lai atrisinātu strīdus ar klientiem.

Kā iestatīt VoIP zvanu ierakstīšanu

VoIP zvanu ieraksta iestatīšanas process ir atkarīgs no konkrētās izmantotās tehnoloģijas. Lai sāktu, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Nosakiet jūsu VoIP zvana ierakstīšanas vajadzības

Zvanu ierakstīšanai tiek izmantota digitālā krātuves vieta, un daži klienti var nepiekrist tālruņa zvanu ierakstīšanai. Tāpēc ir prātīgi izstrādāt uzņēmuma vadlīnijas, kad un kā zvani tiks ierakstīti.

• Pārbaudiet, vai VoIP platformā ir ierakstīšanas līdzeklis

Nākamais solis ir pārbaudīt, vai VoIP platformās ir pieejamas specifiskas ierakstīšanas iespējas. Piemēram, ja plānojat ierakstīt lielu skaitu VoIP zvanu, pārbaudiet, kuras VoIP platformas nodrošina lielu ierakstu skaitu un cik maksāsit par zvanu ierakstiem.

• Pārbaudiet klēpjdatora saderību

Lielākā daļa VoIP pakalpojumu sniedzēju piedāvā ierakstu risinājumu VoIP lietotājiem klēpjdatora ierīcē.

• Noskaidrojiet, vai jūsu ierīce tiek atbalstīta

Sazinieties ar VoIP pakalpojumu sniedzēju, lai uzzinātu, vai tie atbalsta mobilās ierīces. Piemēram, ja darbiniekiem patīk lietot Android telefonus, tad pārbaudiet Android VoIP atbalstu. Lai pārbaudītu VoIP risinājuma kvalitāti, pārbaudiet, ko par ierakstīšanas risinājuma lietošanu saka faktiskie klienti. Piemēram, atrodiet VoIP pakalpojumu sniedzēju TrustPilot vai Capterra atsauksmju slejās un noskaidrojiet, ko cilvēki saka par savām VoIP lietotnēm.

• Iestatiet VoIP zvanu ierakstu

Šajā posmā ir jāpārbauda ierakstīšanas risinājuma audio kvalitāte. Lai pārbaudītu skaņas kvalitāti, veiciet virkni kvalitātes kontroles testu, kuros viens darbinieks simulē klientu zvanus uz pārdošanas komandu (t.i., ienākošos zvanus). Tāpat pārbaudiet, vai izejošie zvani tiek atbilstoši ierakstīti.

Vai drīkstat ierakstīt zvanu ar uzņēmumu?

Pirms zvanu ierakstīšanas risinājuma lietošanas ir daži noteikumi, kas jāņem vērā.

• Visu Pušu Zvana Ieraksta Piekrišana

Saskaņā ar HubSpot, trīspadsmit ASV štati, ieskaitot Kaliforniju, Konektikutu, Delaveru, Floridu un Montanu, pieprasa visām pusēm piekrišanu, pirms drīkst ierakstīt zvanu. Ja pārsvarā zvanāt cilvēkiem šajos štatos, pirms zvana ierakstīšanas noteikti pieprasiet atļauju. Ārpus ASV arī vairākas citas valstis prasa, lai visi izteiktu piekrišanu. Ja ierakstāt zvanus ar personām Kanādā, Vācijā un Eiropā, pārliecinieties, ka saņemat atļauju.

• Vienas Puses Piekrišana

Daži ASV štati, piemēram, Alabama, Aļaska un Kolorādo, atļauj zvana ierakstīšanu, ja viena puse piekrīt zvana ierakstīšanai.

Kā likums, parasti pirms tālruņa sarunas ierakstīšanas ieteicams lūgt atļauju. Ja neiegūsit atļauju, uzņēmums var zaudēt savu izcilas klientu apkalpošanas reputāciju.

Vai ir jābrīdina klienti, ka zvani tiek ierakstīti?

Katram uzņēmumam ir atšķirīga pieeja, lai noteiktu klientu reakciju uz zvanu ierakstīšanu. Kopumā ir divas pieejas.

Ienākošajiem zvaniem ienākot, ieraksts, kas saglabāts IVR izvēlnē, paziņo klientiem, ka zvani tiek reģistrēti apmācību nolūkā. Katrā sarunā sniedzot paziņojumu, jūs katrā situācijā pabrīdieniet klientu.

• Paziņojums Pirms Zvana

Alternatīva pieeja ir lūgt darbiniekiem, ieskaitot pārdevējus un klientu apkalpošanas komandas, lūgt atļauju pirms katra zvana ierakstīšanas.

• Atļaujas Pieprasījums

Piekļuves kontrole kļūst būtiska, ja reģistrējat zvanus vairākiem mērķiem (piemēram, apmācības nolūkos, sniedzot nozares ieskatu mārketinga komandai utml.). Klientu zvani bieži ietver sensitīvu informāciju, piemēram, klienta vārdu, adresi, tālruņa numuru un kredītkartes datus. Nodrošiniet, lai jūsu VoIP ierakstītājs tiktu aizsargāts ar parolēm un citiem drošības pasākumiem.

VoIP zvanu ieraksta priekšrocības uzņēmumiem

Izmantojot VoIP zvanu ierakstītāju, var iegūt vairākas priekšrocības. Šajā sadaļā apskatīsim visbiežākās.

Apmācību mērķiem

Ierakstot strīdus klientu sarunas laikā, var nodrošināt reālus klientu apkalpošanas treniņus darbiniekiem. Klientu apkalpošanas aģenta zvana ieraksts var atklāt vērtīgu ieskatu, kā risināt problēmas. Starp citu, varat gūt arī vērtīgu ieskatu pārdošanas pārstāvju apmācībai.

Ieskatam Pārdošanā

Katrs zvans jūsu uzņēmuma pārdevējiem var būt pilns ar klientu stāstiem un praktiskiem ieskatiem. Piemēram, varat ievērot, ka atsauces uz konkrētu informāciju no iepriekšējām sarunām palīdz radīt pozitīvu iespaidu uz klientu. Izmantojiet klientu attiecību pārvaldību (CRM), lai pēc katra pārdošanas zvana apkopotu informāciju par darbību, vēstures pārskatu un citu saistīto informāciju un pašreizējo statusu.

Mārketinga Ieskatam

Mārketinga komanda ļoti bieži nesatiek reālos klientus. Tādēļ ir noderīgi sniegt mārketinga komandai piekļuvi zvanu ierakstiem, lai tie pamatotu savu mārketinga stratēģiju ar konkrētu klienta redzējumu.

Zvanu ierakstu izmantošana pastāvīgajā apmācību un treniņu programmā ir lielisks pārvaldības rīks. Ja vadītājs pieķeras novērtēt klientu apkalpošanas aģenta veiktspēju, ļoti svarīgi ir pārskatīt dažus zvanu ierakstus. Ja rodas būtiskas problēmas, varat organizēt papildu apmācību, piemēram, lūgt aģentam lejupielādēt augsti novērtētus klientu zvanu ierakstus un noklausīties tos.

Kā var aizliegt kādam ierakstīt manas tālruņa sarunas?

VoIP ierakstītāja izmantošana sniedz priekšrocības, taču ne katram klientam patīk, ka zvans tiek ierakstīts. Tāpēc ir ļoti svarīgi, lai VoIP ierakstītāja risinājums būtu elastīgs. Pirms iegādājaties VoIP ierakstīšanas iekārtu savam uzņēmumam, pārbaudiet tālāk minētās iespējas.

Automātiskās zvana ierakstīšanas atslēgšana

Daži VoIP pakalpojumu sniedzēji piedāvā iespēju izslēgt automātisko zvanu ierakstīšanu. Lai gan ierakstīti VoIP zvani ir vērtīgi, lieliska klientu servisa uzturēšana ir vēl būtiskāka. Ja reālie klienti pieprasa pārtraukt ierakstīšanu, centieties izpildīt viņu prasību.

Piedāvājiet alternatīvu

Ja klientam rodas diskomforts par zvana ierakstīšanu, piedāvājiet alternatīvas. Piemēram, uzņēmuma īpašnieks var norādīt saviem pārdevējiem šādos gadījumos pāriet uz tiešsaistes čata pakalpojumu vai sūtīt e-pasta ziņu.

Aktīva VoIP ieraksta elastība

Aktīva VoIP ierakstīšana nozīmē tālruņa sarunas audio kopijas glabāšanu citur. Pārbaudiet, vai jūsu VoIP pakalpojumu sniedzējs ļauj izslēgt šo funkciju.

Galējā gadījumā, varat atteikties piedalīties šajā sarunā, ja neierakstat to. Lielākā daļa uzņēmumu ir motivēti saglabāt augstu klientu pieredzes līmeni. Ja zvanu ierakstīšana jums sagādā diskomfortu, pārliecinieties, vai uzņēmums jums palīdzēs citādi, piemēram, pa e-pastu.