Satura pārvaldība un zināšanu pārvaldība

Mūsdienu digitālais laikmets pieprasa no mums izprast informācijas spēka izmantošanas nozīmi. Vērtīgu datu pārvaldības kontekstā termini “satura pārvaldība” un “zināšanu pārvaldība” parādās diezgan bieži. Šis raksts cenšas atklāt to galvenās atšķirības un veidus, kā tie savstarpēji viens otru ietekmē, lai veicinātu uzņēmējdarbības izaugsmi.

Kas ir saturu pārvaldība?

Satura pārvaldība ir procesu kopums, kas atbalsta informācijas vākšanu, pārvaldību un publicēšanu jebkādā formā vai nesējā. Pēdējos gados satura pārvaldība galvenokārt ir saistīta ar digitālo saturu, piemēram, emuāru ziņām dažādās mājaslapās un satura daļām sociālo sociālo mediju platformās.

Ko tas nozīmē attiecībā uz izmantošanu reālajā dzīvē? Satura pārvaldība nodrošina atbilstošā satura pieejamību atbilstošajiem lietotājiem atbilstošajā laikā. Tas ietver satura izveidi, rediģēšanu, organizēšanu un piegādi efektīvā un lietotājam draudzīgā veidā.

Satura pārvaldība var būt neaizvietojams rīks ikvienam, kuram jāapstrādā liels daudzums informācijas, vai tas būtu teksts, attēli, video vai citi datu veidi.

Kas ir zināšanu pārvaldība?

Zināšanu pārvaldība ir holistiskāka pieeja, kas ietver zināšanu radīšanu, kopīgošanu, izmantošanu un pārvaldību uzņēmumā. Tā neattiecas tikai uz satura pārvaldīšanu, bet arī uz šī satura izmantošanu, lai uzlabotu efektivitāti, darbinieku produktivitāti un lēmumu pieņemšanu.

Zināšanu pārvaldība ir integrēts uzņēmējdarbības process uzņēmumos, kas vēlas izmantot savu kolektīvo ekspertīzi. Tas ietver uzņēmumus, bet attiecas arī uz valsts aģentūrām, pētniecības iestādēm un citām organizācijām ar uz zināšanām koncentrētu pieeju.

Satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības salīdzinājums

Lai gan satura pārvaldība un zināšanu pārvaldība var šķist līdzīgas, tās kalpo dažādiem mērķiem un spēlē unikālu lomu organizācijā. Būtiski ir saprast to galvenās atšķirības, lai uzņēmumi efektīvi pārvaldītu savu informāciju un izmantotu to, lai veicinātu izaugsmi un inovācijas.

1. Uzsvars un mērķis

Kā jau minējām iepriekš, satura pārvaldības pamatuzdevums ir digitālā satura izveidošana, kārtošana un publicēšana. Tās mērķis ir optimizēt satura izveides procesus, nodrošinot saskaņotību un pieejamību dažādās platformās.

Savukārt zināšanu pārvaldības sistēma koncentrējas uz zināšanu iegūšanu, kārtošanu un koplietošanu uzņēmumā, izmantojot zināšanu pārvaldības programmatūru un iekšējo un ārējo zināšanu bāzi.

Uzņēmuma zināšanu bāzē un citās zināšanu pārvaldības krātuvēs bieži atrodamie satura elementi satur padomus, atrisināto klientu problēmu žurnālierakstus un tehniskās rokasgrāmatas. Zināšanu pārvaldības mērķis ir uzlabot sadarbību, uzlabot lēmumu pieņemšanu un veicināt inovāciju, izmantojot kolektīvās iekšējās zināšanas.

2. Informācijas apjoms

Satura pārvaldība, ieskaitot tekstu, attēlus, video un citus medijus, nodarbojas ar strukturētu un nestrukturētu saturu. Tā koncentrējas uz saturu visā tā dzīves ciklā – no izveides līdz arhivēšanai, izmantojot būtiskus sociālo mediju klientu apkalpošanas rīkus.

Zināšanu pārvaldība ietver plašāku informācijas klāstu, ieskaitot tiešas zināšanas (piemēram, dokumentus un datu bāzes) un netiešas zināšanas (piemēram, pieredzi). Tās mērķis ir saglabāt un izplatīt abu veidu zināšanas, lai labumus gūtu viss uzņēmums kopumā.

3. Informācijas struktūra

Satura pārvaldības sistēmas organizē saturu, pamatojoties uz iepriekš noteiktām taksonomijām, kategorijām vai birkām. Tas nodrošina, ka saturā ir viegli meklēt un tas ir pieejams lietotājiem.

Zināšanu pārvaldības programmatūras funkcijas koncentrējas uz kolektīvo zināšanu fiksēšanu un strukturēšanu, lai atspoguļotu tās kontekstu un attiecības. Tā izmanto tādus paņēmienus kā, piemēram, zināšanu grafikus, ontoloģijas un semantiskos tīklus, lai atvieglotu zināšanu iegūšanu vienā platformā.

4. Lietotāju lomas un ieguldījumi

Satura pārvaldība ietver tādas lomas kā, piemēram, satura veidotāji, redaktori un publicētāji. Katra no šīm lomām piedalās satura veidošanā un uzturēšanā. Savukārt lietotāji galvenokārt ir tie, kuri patērē saturu.

Atšķirībā no šī, zināšanu pārvaldība uzskata katru uzņēmuma locekli par aktīvu ar zināšanām, ar kurām piedalīties. Šis piegājiens veicina aktīvu visu darbinieku dalību, neatkarīgi no viņu konkrētajām lomām. Zināšanu pārvaldības process uzsver zināšanu koplietošanu, sadarbību un kolektīvo mācīšanos.

5. Darbplūsma un sadarbība

Uzņēmuma saturu pārvaldības sistēmās bieži ietilpst darbplūsmas funkcijas, lai atvieglotu satura izveides, pārskatīšanas un apstiprināšanas procesus. Sadarbība parasti aprobežojas ar satura izveidi un rediģēšanu.

Turpretī zināšanu pārvaldības sistēmas par prioritāti izvirza sadarbību un veicina zināšanu apmaiņas un izplatīšanas kultūru. Tā nodrošina rīkus kopīgam autordarbam, diskusiju forumiem un sociālajai tīklošanai, lai veicinātu aktīvu līdzdalību.

6. Kontekstualizācija un atbilstamība

Runājot par satura pārvaldību, tas koncentrējas uz atbilstoša satura piegādi lietotājiem, pamatojoties uz iepriekš definētiem kritērijiem, piemēram, meklēšanas vaicājumiem vai lietotāja priekšrokām. Tās mērķis ir sniegt potenciālajiem klientiem personalizētu pieredzi un optimizēt satura piegādi.

Zināšanu pārvaldība nodrošina, ka informācija iekšējās zināšanu bāzēs ir atbilstoša un piemērota konkrētām situācijām. Tā izmanto pieredzi no reālās dzīves, lai sniegtu rokasgrāmatas un citu noderīgu saturu visam uzņēmumam.

7. Ilgtermiņa vērtība un mācīšanās

Satura pārvaldība galvenokārt koncentrējas uz informācijas sniegšanu lietotājiem pašreizējā brīdī. Lai gan saturs var tikt arhivēts, tā ilgtermiņa vērtība bieži ir ierobežota ar vēsturisko atsauci.

Zināšanu pārvaldības sistēmas tomēr cenšas uztvert un saglabāt biznesa zināšanas, nodrošinot tās ilgtermiņa vērtību. Tā veicina nepārtrauktu mācīšanos, ļaujot darbiniekiem attīstīt esošās zināšanas un izvairīties no riteņa atkārtotas izgudrošanas.

8. Pielietojamie rīki

Kad runā par saturu pārvaldību, prātā nāk tāds rīks kā WordPress. Šis risinājums ir patreiz vadošais satura pārvaldības rīks, kas ļauj saviem lietotājiem izveidot, pārvaldīt, glabāt un publicēt saturu dažādās mājaslapās.

Savukārt, runājot par zināšanu pārvaldības rīkiem, varam runāt par LiveAgent ārējo un iekšējo zināšanu bāzes konstruktoru vai, piemēram, Confluence. LiveAgent ir pamatīgāks un labi nostrādāts risinājums, taču abas šīs zināšanu pārvaldības programmatūras sistēmas atvieglo iekšējo sadarbību, dokumentāciju un projektu pārvaldību.

Satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības piemēri

Lai ieviestu teoriju praksē, parunāsim par dažiem piemēriem no reālas dzīves attiecībā uz satura pārvaldību un zināšanu pārvaldību, ar kuriem jūs varētu būt jau saskārušies.

Wikipedia

Wikipedia ir lielisks piemērs gan zināšanu pārvaldībai, gan satura pārvaldībai. Tas ir sadarbības platforma, kur lietotāji dalās ar dažādu tematu zināšanu rakstiem un saturu.

Platforma izmanto satura pārvaldību, lai organizētu un kategorizētu rakstus, nodrošinot, ka informācija tiek prezentēta strukturētā un pieejamā veidā.

Adobe

Adobe piedāvā radošo programmatūru un mārketinga risinājumus. Viņi izmanto zināšanu vadību, lai veicinātu sadarbību starp darbiniekiem visā pasaulē, daloties ar ekspertīzi un atziņām.

Satura pārvaldība arī ir būtiska Adobe mārketinga platformās, kur tas pārvalda un izplata saturu dažādos kanālos, nodrošinot vienotu vēstījumu un zīmola reprezentāciju. Tālāk varat atrast salīdzinājumu viņu satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības lapām.

Vai jums ir nepieciešama saturu pārvaldība vai zināšanu pārvaldība?

Ideālā gadījumā veiksmīgā uzņēmumā vajadzētu abas. Mūsdienu vidē informācijas radīšana, organizēšana, uzglabāšana un piegāde ir kļuvusi par mākslas veidu. Tā rezultātā lielākā daļa uzņēmumu ir ieguvēji no uzticamas satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības stratēģijas izveides. Šeit ir daži iemesli, kāpēc tas tā ir:

Satura pārvaldība var sniegt jums:

• Optimizētu informācijas plūsmu: gan satura pārvaldības, gan zināšanu pārvaldības sistēmas nodrošina uzņēmumā vienmērīgu informācijas plūsmu. Tas palīdz samazināt darbinieku aiziešanu un uzlabot efektivitāti.
• Uzlabotu sadarbību: šī sistēma veicina sadarbību starp darbiniekiem, nodrošinot platformu ērtai informācijas koplietošanai un piekļuvei tai.
• Konsekventu vēstījumu: satura pārvaldība nodrošina uzņēmuma vēstījuma konsekvenci visās platformās, kas ir būtiski zīmola identitātes uzturēšanai.
• Izmaksu efektivitāti: tā palīdz samazināt darbības izmaksas, automatizējot dažādus uzdevumus, kas saistīti ar satura izveidi, izplatīšanu un glabāšanu.
• Atbilstību regulām: satura pārvaldības sistēmas palīdz uzturēt ierakstus un dokumentus saskaņā ar regulatīvajām prasībām, samazinot neatbilstības risku.
• Klientu apmierinātību: sniedzot precīzu un savlaicīgu informāciju, šī sistēma palīdz uzlabot klientu apkalpošanu un apmierinātību.
• Mērogojamību: abas sistēmas ir mērogojamas un var augt līdz ar biznesu, nodrošinot, ka vienmēr tiek apmierinātas uzņēmuma informācijas pārvaldības vajadzības.

Zināšanu pārvaldība var sniegt jums:

• Uzlabotu lēmumu pieņemšanu: tā sniedz precīzu, atjauninātu un visaptverošu informāciju, kas palīdz pieņemt informētus lēmumus.
• Zināšanu saglabāšanu: zināšanu pārvaldība palīdz saglabāt darbinieku vērtīgās zināšanas, kas var tikt zaudētas, tiem aizejot no uzņēmuma.
• Paaugstinātu produktivitāti: nodrošinot vieglu piekļuvi informācijai un samazinot datu meklēšanai patērēto laiku, šī sistēma palielina vispārējo produktivitāti.
• Konkurences priekšrocības: zināšanu pārvaldība palīdz iegūt konkurences priekšrocības, izmantojot uzņēmuma kolektīvās zināšanas un ekspertīzi.
• Inovācijas: zināšanu pārvaldība veicina inovācijas, veicinot uzņēmumā ideju un labāko paņēmienu apmaiņu.
• Risku pārvaldību: tā palīdz identificēt un pārvaldīt riskus, sniedzot visaptverošu pārskatu par uzņēmuma zināšanām un saturu.

Kādi ir satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības sistēmu veidi?

Šeit ir satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības sistēmu veidi:

Satura pārvaldības sistēmas:

Tīmekļa satura pārvaldības sistēma: šīs sistēmas izmanto, lai pārvaldītu un publicētu saturu mājaslapās. Tā ļauj lietotājiem veidot, rediģēt, kārtot un publicēt digitālo saturu, un tam nav vajadzīgas tehniskās zināšanas. Visbiežāk izmantotie piemēri ir WordPress, Joomla un Drupal.

Uzņēmuma satura pārvaldības sistēma: šī sistēma ir izstrādāta, lai pārvaldītu uzņēmuma nestrukturētu informāciju, tostarp dokumentus, attēlus, videoklipus un citus digitālos līdzekļus. Daži piemēri ir SharePoint, OpenText Content Suite un Documentum.

Dokumentu pārvaldības sistēma: šāda veida satura pārvaldība īpaši koncentrējas uz dokumentu pārvaldību visā to dzīves ciklā. Daži vērā ņemami piemēri ir M-Files, Alfresco un LogicalDOC.

Digitālo aktīvu pārvaldības sistēma: šī sistēma tiek izmantota, lai uzglabātu, kārtotu un pārvaldītu digitālos aktīvus, piemēram, attēlus, video, audio failus un citus datu nesējus. Tā nodrošina rīkus metadatu pārvaldībai, aktīvu marķēšanai un ērtai izgūšanai. Izplatītākās ir Platen Collective, Bynder un Adobe Experience Manager sistēmas.

Apmācību pārvaldības sistēma: lai gan tās galvenokārt izmanto e-mācībām un apmācībai, šī platforma arī pārvalda un piegādā saturu. Iespējams, atpazīsiet tādus rīkus kā, piemēram, Moodle, Canvas un Blackboard.

Zināšanu pārvaldības sistēmas:

Uzņēmuma zināšanu pārvaldības sistēma: šī sistēma ir vērstas uz zināšanu apkopošanu, kārtošanu un koplietošanu uzņēmumā. Tā ietver tādas funkcijas kā dokumentu koplietošana, ekspertu katalogi, diskusiju forumi un labāko paņēmienu krātuves. Daži piemēri no reālās dzīves ir Confluence, IBM Watson Knowledge Center un Bloomfir.

Sadarbības zināšanu pārvaldības sistēma: šī sistēma uzsver sadarbību un informācijas apmaiņu starp komandas locekļiem. Tā bieži ietver tādas funkcijas kā vietnes-enciklopēdijas, emuārus, diskusiju paneļus un reāllaika sadarbības rīkus. Pazīstamākie programmatūras risinājumi ir LiveAgent, MediaWiki un Tiki Wiki.

Ekspertīzes atrašanas sistēma: šie zināšanu pārvaldības rīki palīdz lietotājiem uzņēmumā atrast ekspertus, pamatojoties uz viņu prasmēm, zināšanu jomām un pieredzi. Tā palīdz savienot personas, kurām nepieciešama informācija, ar personām, kurām ir atbilstošas zināšanas. Piemēri no reālas dzīves ekspertīzes atrašanas pārvaldības rīkiem ir Swoop, Talla un ProFinda.

Satura pārraudzības sistēma: šāda veida sistēma palīdz atlasīt, kārtot un prezentēt atbilstošu informāciju no dažādiem avotiem. Tā ir īpaši noderīga zināšanu bāzu, biļetenu vai resursu bibliotēku izveidei. Varat atpazīt tādas satura pārraudzības sistēmas kā, piemēram, Scoop.it, Flipboard un Pearltrees.

Semantisko zināšanu pārvaldības sistēma: šajā sistēmā tiek izmantotas semantiskās tehnoloģijas, lai iegūtu un organizētu zināšanas, pamatojoties uz jēdzienu savstarpējām attiecībām. Tie uzlabo meklēšanas precizitāti un ļauj labāk izprast informāciju kontekstuāli. Zīmīgi piemēri ir PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant un Synaptica.

Notikumu un cēloņu sistēma: šāda veida sistēma saglabā un izgūst risinājumus pagātnes problēmām vai notikumiem. Tas palīdz lietotājiem atrast atbilstošus risinājumus, atrodot pašreizējām problēmām līdzīgus gadījumus no pagātnes. Šajā kategorijā atrodamie rīki ir Coveo, IntraFind un Primedius.

Inovāciju pārvaldības sistēma: šī sistēma uzņēmumā veicina ideju apmaiņu, sadarbību un inovācijas. Tā bieži ietver rīkus ideju apkopošanai, to izvērtēšanai un daudzsološāko īstenošanai. Bieži izmantotie inovāciju pārvaldības rīki ir Spigit, IdeaScale un Brightidea.

Atcerieties, ka šīs kategorijas var pārklāties, un dažas sistēmas var iekļaut funkcionalitātes no vairākiem veidiem.

Vai šīs sistēmas var tikt integrētas viena ar otru?

Vienkārši atbildot uz jautājumu, jā, tās var. Integrējot abas sistēmas, jūs varat izveidot plašāku un efektīvāku risinājumu, lai uzņēmumā pārvaldītu gan saturu, gan zināšanas. Lai sasniegtu šādu integrāciju, jums jāizvēlas sistēmas, kas ir savstarpēji saderīgas un nodrošina API vai citus veidus, kā savienoties un sazināties starp abām sistēmām.

Vai uzņēmumiem ir nepieciešamas gan satura, gan zināšanu pārvaldības sistēmas?

Arī šeit vienkārša atbilde ir – jā. Bieži uzņēmumi atklāj, ka abu sistēmu integrācija var uzlabot kopējo informācijas pārvaldības stratēģiju. Lai gan tas ir atkarīgs no uzņēmuma lieluma un darbības rakstura, satura pārvaldības un zināšanu pārvaldības stratēģiju apvienošana veido holistiskāku pieeju uzņēmuma datu pārvaldībai.