Automatizētās zvanu sistēmas

Uzņēmumi var izmantot automātiskās zvanīšanas pakalpojumus, lai nosūtītu iepriekš ierakstītu balss ziņu tūkstošiem interesentu un perspektīvajiem pircējiem atbilstības noskaidrošanai vai pārdošanai. Viņi var pat nosūtīt notikumu atgādinājumu vai ārkārtas ziņu visam savam kontaktpersonu sarakstam, ieskaitot komandas locekļus.

Turklāt automatizētās tālruņu sistēmas palīdz uzņēmumiem nosūtīt attiecīgas automātiskā atbildētāja ziņas klientu atbalsta zvaniem.

Kā darbojas automatizētās zvanu sistēmas?

Automatizētā zvanu sistēma darbojas gan kā ienākošo zvanu sistēma, gan kā automatizēta izejošo zvanu pārvaldības sistēma.

Ienākošo zvanu sistēmas ļauj ierakstīt unikālu audio ziņu dažādām klientiem svarīgām situācijām, lai katrs zvanītājs varētu izvēlēties no jūsu izvēlnes iespējām un atrisināt kādu konkrētu problēmu. Ja konkrētā ziņa neatrisina problēmu, sistēma var izvēlēties pārsūtīt zvanu pieejamajiem aģentiem. Turklāt dažas sistēmas piedāvā automātisku atzvanīšanas iespēju, kas ļauj klientiem pieprasīt vēlāku atzvanīšanu no aģenta.

Turklāt šīs automātiskās zvanīšanas sistēmas varat izmantot, lai nosūtītu iepriekš ierakstītu ziņu visiem kontaktpersonu sarakstā iekļautajiem lietotājiem, un aģentiem nav tiem jāzvana.

Šeit aprakstīts, kā darbojas automātiskās tālruņu izvēlņu sistēmas.

• Tās atskaņo ierakstītu ziņu, tiklīdz klients zvana uz uzņēmuma vietējo vai bezmaksas numuru.
• Klients var izvēlēties piemērotu izvēlnes iespēju, nospiežot problēmas atrisināšanai atbilstošu ciparu vai saņemot dzīva aģenta atbalstu.
• Dažas no tām satur interaktīvas balss zvanu sistēmas, kas ļauj klientiem ar balsi izvēlēties atbilstošo izvēlni, nevis spiežot pogu.
• Izejošie zvani darbojas otrādi. Automatizētā ziņapmaiņas sistēma veic zvanu un vai nu atskaņo ierakstītu ziņu, vai arī savieno sazvanīto ar aģentu, tiklīdz nosaka zvana saņēmēja balsi. Pretējā gadījumā tiek izmantota funkcija “Automātiski atstāt ziņu balss pastā”.

Šīs pielāgotās tālruņa izvēlnes sistēmas nodrošina dažādu trešo pušu integrāciju. Piemēram, varat integrēt savu CRM (Klientu Attiecību Pārvaldības) programmatūru, lai tos segmentētu, novērtētu un sekotu saviem potenciālajiem klientiem.

Kādas ir automātisko zvanu sistēmu funkcijas?

Visnozīmīgākās automātisko zvanu sistēmu funkcijas ir šādas:

• Pielāgojami zvanītāja ID — pēc derīga tālruņa numura pārbaudes varat pielāgot savu zvanītāja ID, lai klienti zinātu, kas viņiem zvana.
• Pielāgots uzņēmuma sveiciens — varat sveicināt visus zvanītājus ar pielāgotu ziņu.
• Lielapjoma balss ziņu apraide — šīs bez-aģentu numuru sastādīšanas sistēmas ļauj uzņēmuma īpašniekiem veikt vienlaicīgus zvanus visam kontaktu sarakstam.
• Zvanu plānošana – Uzņēmumi var iestatīt noteiktu datumu un laiku katram izejošajam zvanam.
• Balss pasta noteikšana — ja uz zvanu atbild automātiskais atbildētājs vai balss pasta sistēma, automātiskā zvanu sistēma pēc signāla atskaņo ziņu vēlreiz.
• Balss pasta pārvēršana tekstā — sistēma var nosūtīt tekstu, ja sazvanāmajam nav balss pasta iespēja.
• Automatizētas atbildēšanas pakalpojumi — varat ierakstīt ziņas, kas risina biežākās klientu problēmas.
• Pielāgojami pārvirzīšanas nosacījumi — varat veikt zvanu pārvirzīšanu, pamatojoties uz CRM vai palīdzības dienesta datiem, lai nodrošinātu automatizētu interesentu sadali un nodrošinātu netraucētu klientu atbalstu. Varat iestatīt uz prasmēm balstītu pārvirzīšanu, kas ir saistīta ar aģentu rezultātiem vai laikā balstītu pārvirzīšanu,kas saistīta ar viņu darba laiku.
• Reāllaika analīze — Tiešsaistes informācijas panelis ar reāllaika uzraudzības un atskaišu veidošanas funkcijām var sniegt ieskatu par vidējo atbildes laiku, aģenta veiktspēju un daudz ko citu.
• Uzlabotās funkcijas — Lielākā daļa sistēmu piedāvā papildu funkcijas, piemēram, zvanu ierakstīšanu, videokonferences, sapulču ierakstīšanu un transkripcijas, automātisko atzvanīšanu, balss pasta transkripciju, zvanu pārsūtīšanu, aptaujas un balsojumus.

No kā izvairīties, izmantojot automātiskās zvanu sistēmas?

Neērta izvēlne ir viena no sliktākajām lietām, kas var būt automatizētajai zvanu sistēmai. Tas var pārvērst katru zvanītāju par dusmīgu klientu un pamudināt viņus pāriet uz citu pakalpojumu.

Jūsu izvēlnei jābūt lakoniskai un jāpiedāvā iespējas, kas atbilst dažādām situācijām. Izvairieties no gariem sveicieniem, neatbilstošām iespējām un pārāk daudzām izvēlēm, kas varētu mulsināt klientus.

Apslāpēta mūzika un neveikla lietotāja saskarne var arī sabojāt lietotāja pieredzi. Zvanītājiem nevajadzētu līst no ādas ārā, lai saņemtu nepieciešamo atbalstu, un viņiem nevajadzētu klausīties to pašu dziesmu atkal un atkal, kamēr tie gaida savienojumu. Ja nolemjat atskaņot mūziku, ļaujiet zvanītājiem izvēlēties savas iecienītākās melodijas, lai uzlabotu viņu apmierinātību.

Kādas ir priekšrocības, izmantojot automātiskās zvanu sistēmas?

Ja izmantosiet automatizētu zvanu sistēmu, jūs izbaudīsiet šādas priekšrocības:

• Laika efektivitāte — automatizēti tālruņa zvani uz garu tālruņa numuru sarakstu var ietaupīt dārgo laiku, palielinot jūsu aģentu efektivitāti un produktivitāti.
• Izmaksu ietaupījums — Pateicoties neierobežotai zvanīšanai un pieejamām cenām, jūs varat ietaupīt naudu par izejošajiem zvaniem, vienlaikus apkalpojot klientus visā pasaulē. Automatizēta atbildēšana samazina jūsu aģentu zvanīšanā pavadīto laiku, turklāt samazinot izmaksas.
• Saīsināts atbildes laiks — Atbilstoša iepriekš ierakstīta ziņa var ātri atbildēt uz klientu vaicājumiem.
• Klientu apmierinātība — Jebkurš klients var pārsūtīt zvanu dzīvam aģentam, lai atrisinātu sarežģītus jautājumus.
• Potenciālo klientu apkalpošana — Tālruņa automātiskā zvanu sadale (ACD) ļauj netraucēti sekot līdzi potenciālajiem klientiem un palielināt reklāmguvumu rādītājus un pārdošanas apjomus. Varat ģenerēt detalizētu atskaiti par katru zvanu un integrēt sistēmu trešās puses lietojumprogrammās, piemēram, CRM vai palīdzības dienesta programmatūrā.
• Labāka komandas saziņa un sadarbība — daudzas sistēmas piedāvā komandas ziņapmaiņu un iekšējās zvanīšanas funkciju, lai uzlabotu saziņu un sadarbību. Lielākā daļa piedāvā neierobežotu datu krātuvi zvanu ierakstiem, ziņām un koplietojamiem dokumentiem.

Cik maksā automātiskās zvanu sistēmas?

Automatizētās zvanu sistēmas ir rentabli risinājumi, kuriem nav nepieciešama aparatūras vai programmatūras instalācija.

Atkarībā no pakalpojumu sniedzēja pamatpaketi varat iegūt, sākot ar aptuveni $20 vienam lietotājam mēnesī, bet tādai var būt ierobežotas iespējas. Daži pakalpojumu sniedzēji par uzlabotu paketi prasa turpat vai $200 par lietotāju mēnesī. Daži iekasē mēneša maksu par minūtēm, savukārt citi piedāvā neierobežotas minūtes un īsziņas.

Ja izvēlaties paketi ar gada maksu, varat saņemt gada cenu atlaidi. Ar daudziem papildu lietotāju kontiem iespējama lielapjoma atlaide.

Liveagent varētu būt vispieejamākā iespēja. Sākot ar $49/aģentam/mēnesī un piedāvājot vairāk nekā 180 līdzekļus, tā ir vispieejamākā pakete.

Tā ir premium, visaptveroša pakete, par ko jūs maksājat, kamēr lietojat, tāpēc nav gada paketes iespējas. Tai nav nepieciešams ne līgums, ne uzstādīšanas maksa, un jūs to varat uzlabot vai atcelt jebkurā laikā un saņemt bezmaksas 30 dienu izmēģinājuma versiju (kredītkarte nav nepieciešama), lai izpētītu šīs paketes funkcijas.