Laika kontrole

Kāpēc kontrolēt darba laiku?

Darba laika kontrole ir svarīga, jo tā sniedz pārskatu gan par jūsu, gan komandas:

• Veiktspēju
• Kopējo ražīgumu
• Efektivitāti
• Uzdevumu apjomu

Izmantojot laika kontroles rīkus, ir viegli noteikt, vai jūs un jūsu komanda koncentrējaties uz īsto problēmu risināšanu. Laika kontroles rīki var parādīt, ka daudzus uzdevumus, kas aizņem daudz laika, var vienkāršot vai automatizēt.

Piemēram, ja redzat, ka jūsu atbalsta aģenti daudz laika pavada, atbildot uz viena un tā paša veida jautājumiem, var būt noderīgi izveidot iepriekšsagatavotas atbildes vai sagataves.

Turklāt, ja redzat, ka daži aģenti pārāk ilgi nodarbojas ar pašiem vienkāršākajiem uzdevumiem, tas varētu liecināt, ka viņi ir neproduktīvi un slaistās, lai tiktu pie vairāk stundām. Tas, protams, ir novēršams, zinot jūsu komandas vidējo laika patēriņu.

Kā var izmantot laika kontroles rīku programmā LiveAgent?

Liveagent iebūvētajā laika sekošanas rīkā tiek izsekots laiks, ko atbalsta aģenti pavada, risinot pieteikumus no kontaktformām, e-pasta, sociālajiem medijiem, klientu portāla iesūtījumiem, tiešsaistes čatiem un zvaniem.

Kā darbojas LiveAgent laika kontroles rīks?

Kad funkcija ir ieslēgta, tā automātiski seko, cik daudz laika katrs aģents ir pavadījis, lai atrisinātu atsevišķu pieteikumu. Lūdzu, ņemiet vērā, ka sistēma izseko tikai laiku, kad aģents aktīvi strādā ar pieteikumu. Tas nozīmē, ka pieteikumam jābūt:

• Atvērtam
• Skatītam
• Apstrādātam (aģentam jāraksta, jāklikšķina vai vismaz jākustina pele)

Ja aģents ir neaktīvs ilgāk par 30 sekundēm, laika kontrole tiek pārtraukta. Turklāt, ja aģents pārslēdzas uz citu pieteikumu vai uz citu pārlūka cilni vai lietojumprogrammu, tad arī kontrole tiek pārtraukta.

Ja jūsu aģenti bieži strādā ar dažādām cilnēm vai programmām, iespējams, labāk būtu, ja aģenti veiktu manuālu laika fiksāciju. Šādā gadījumā varat ieslēgt iestatījumu, kas liks jūsu aģentiem manuāli fiksēt laiku, ko tie patērējuši katra pieteikuma apstrādei.

Kā iestatīt laika kontroli programmā LiveAgent

1. Piesakieties LiveAgent lietotnē.
2. Noklikšķiniet uz Konfigurācija (zobrata ikona kreisajā izvēlnes joslā).
3. Noklikšķiniet uz Sistēma.
4. Noklikšķiniet uz Spraudņi.
5. Atrodiet Laika kontroles spraudni un noklikšķiniet uz pogas Aktivizēt.

6. Sistēma prasīs apstiprinājumu. Noklikšķiniet uz Jā.

7. Sistēma prasīs vēl apstiprinājumu, lai atkārtoti ielādētu LiveAgent lietojumprogrammu. Noklikšķiniet uz Jā.

8. Kad redzat, ka spraudnis ir zaļš (kā parādīts zemāk), tas ir veiksmīgi ieslēgts.

9. Vēlreiz noklikšķiniet uz Konfigurācija.
10. Noklikšķiniet uz Sistēma.
11. Noklikšķiniet uz Laika kontrole.
12. Ja vēlaties likt saviem aģentiem ievadīt savu darba laiku katram pieteikumam manuāli (kā parādīts tālāk), noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas un pēc tam uz Saglabāt.

Laika kontrole un atskaite

Ja vēlaties skatīt atskaites par visu laiku, ko sistēma ir sekojusi un jūsu aģenti ir iesnieguši, varat noklikšķināt uz Atskaites (kreisajā izvēlnē) un izvēlieties Laika atskaite.

Atskaiti var filtrēt noteiktā laika diapazonā pēc aģenta, pieteikuma, klienta, uzņēmuma, atskaites datuma, rēķina datuma un ieraksta veida (manuāli, automātiski). Varat arī eksportēt visas laika atskaites CSV failā, lai atvieglotu pasniegšanu vadībai.

Ja jūs vai jūsu aģenti nav atzīmējuši savu darba laiku kā rēķinu, izmantojot manuālo fiksāciju, varat to izdarīt šeit, noklikšķinot uz Rediģēt. Tas ir īpaši noderīgi, ja saviem klientiem izrakstāt rēķinu par jūsu sniegto atbalstu.

Laika kontroles ieguvumi

Uzlabota produktivitāte un efektivitāte

Laika kontrole ir lielisks rīks aģentu produktivitātes un efektivitātes uzlabošanai. Datu apkopošana šādā veidā var palīdzēt jums radīt pielietojumus priekšstatus par atbalsta procesu uzlabošanu, izmantojot automatizācijas nosacījumus vai integrācijas. Tas var palīdzēt arī identificēt aģentus, kam nepieciešama papildus apmācība.

Ir svarīgi uzlabot aģentu efektivitāti un produktivitāti, jo, jo produktīvāki ir darbinieki, jo vairāk laika un naudas jūs ietaupāt. Darbinieku ražīgums ietekmē arī klientu apmierinātību un kurnēšanu.

Ja jūsu aģenti var apstrādāt pieteikumus salīdzinoši ātri, jūsu klienti būs apmierināti ar jūsu pakalpojumu (jo nevienam nepatīk ilgi gaidīt atbildes vai problēmu novēršanu).

Atbildība par izpildi

Ir svarīgi, lai darbinieki būtu atbildīgi, un laika kontroles rīki var jums palīdzēt. Ja daži aģenti izmanto pārmērīgu laiku, lai atbildētu uz vienkāršiem jautājumiem/pieteikumiem, jūs zināt, ka jums ir nepieciešams pārrunāt ar viņiem viņu efektivitāti.

Vai arī, ja redzat, ka daži jūsu aģenti reaģē uz pieteikumiem pārāk ātri, bet saņem neskaitāmus negatīvus vērtējumus un atsauksmes no klientiem, tas var liecināt par to, ka viņi necenšas uz pieteikumiem atbildēt rūpīgi, un vienkārši vēlas tos ātrāk “pieveikt”.

Tādējādi laika kontroles rīki var sniegt ieskatu par darbinieka veiktspēju.

Līdzsvarota darba slodze jūsu aģentiem

Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi ir tas, ka laika kontroles rīki var palīdzēt izveidot līdzsvarotu darbplūsmu jūsu aģentiem. Tā kā katram aģentam ir atšķirīgs darba temps, varat laika gaitā izpētīt viņu darbības pārskatus un pielāgot prioritāri saņemamo ienākošo zvanu/čatu skaitu.

Daži aģenti labi jūtas dinamiskā vidē ar lielu pieteikumu slodzi, turpretī citi tādā saskaras ar stresu un sabrukumu. Ir svarīgi zināt savu aģentu darba stilus un attiecīgi pielāgoties.

Zināšanu bāzes resursi

Ja vēlaties uzzināt vairāk par laika kontroli un ar to saistītām tēmām, skatiet mūsu zināšanu bāzes resursus.

• Kā iestatīt laika kontroli
• Integrācija ar Clockify (ārējais laika kontroles rīks)
• Papildinformācija par veiktspējas pārskatiem
• Papildinformācija par aģentu atskaitēm
• Papildinformācija par pieejamības atskaitēm

Vai esat gatavi sākt kontrolēt aģenta darba laiku?

Bez grūtībām sekojiet aģenta darba laikam. Piesakieties uz bezmaksas 30 dienu izmēģinājumu un ieraugiet, cik tas ir vienkārši. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju jau šodien. Kredītkarte nav nepieciešama.