VoIP ieviešanas kontrolsaraksts

Kādi ir jūsu uzņēmuma galvenie mērķi, cik daudz naudas jūs varat tērēt jaunam VoIP pakalpojumu sniedzējam un kuras funkcijas jums ir svarīgas? Jo labāk jūs varat atbildēt uz šiem jautājumiem, jo vieglāk būs atrast VoIP pakalpojumu sniedzēju un sistēmu, kas atbilst jūsu prasībām.

Kāpēc ir svarīgi noteikt jūsu mērķus?

Šāda sagatavošanās palīdzēs pieņemt pārdomātus lēmumus, kā arī sašaurinās izvēli līdz tajām funkcijām, kas jums ir vissvarīgākās. Varat ietaupīt arī laiku, precīzi zinot, kāda veida sistēmas vai pakalpojumi vislabāk atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām.

Kā noteikt uzņēmuma mērķus?

Jūs varat gūt labu priekšstatu par to, atbildot uz šiem vienkāršajiem jautājumiem:

• Cik darbinieku jums ir un cik daudzi veiks ārējus vai iekšējus zvanus ar VoIP tālruņu palīdzību?
• Kādas tālruņu pakalpojumu paketes pašlaik tiek izmantotas (piemēram, fiksētā līnija vai mobilais tālrunis)?
• Vai jūs veicat daudz izejošo starptautisko zvanu?
• Kāds ir vidējais laika apjoms, ko darbinieki ikdienā pavada pie telefona?
• Vai kāds no komandas locekļiem atrodas dažādos ģeogrāfiskos apgabalos un vai viņiem ir regulāri jāzvana viens otram?

Atbildot uz šiem jautājumiem, jums ir labi jāsaprot, kādi ir jūsu uzņēmuma mērķi. Pārliecinieties, ka tie ir: Konkrēti, Izmērāmi, Sasniedzami, Atbilstoši un Laikā Saistīti.

Piemēram, “Mūsu mērķis ir samazināt vidējo atbildes laiku līdz 5 sekundēm mēneša laikā” atbilst visām šīm prasībām.

Kādus rīkus izmantot uzņēmuma mērķu definēšanai?

• Excel programma vai Google Sheets
• Asana, Trello vai jebkurš cits projektu pārvaldības rīks uzdevumu un progresa kontrolei
• mērķu iestatīšanas sagataves

Lai noteiktu, kādas funkcijas ir nepieciešamas jaunajā VoIP sistēmā, ir jāizvērtē pašreizējā tālruņa sistēma.

Kāpēc ir svarīgi izvērtēt savas tālruņa vajadzības?

Lai atrastu VoIP pakalpojumu sniedzēju, kas var nodrošināt jūsu meklējamās funkcijas un apmierināt visas jūsu uzņēmuma prasības.

Kā izvērtēt sava tālruņa vajadzības?

Svarīgākais faktors, visticamāk, ir zvanu veids, kas tiks apstrādāts. Piemēram, ja vairums zvanu ir saistīti ar pārdošanu vai mārketingu, ir nepieciešama tālruņa sistēma ar tādām funkcijām, kā piemēram, zvanītāja ID un zvana ieraksts.

Citi svarīgi faktori ir:

• Cik cilvēku veiks vienlaicīgus zvanus?
• Kādas funkcijas jums ir svarīgas (piem., balss pasts, zvanu pārvirzīšana, Automātiskā Zvanu Sadale)?
• Cik paplašinājumus jūs pieprasāt?
• Vai ir kādas īpašas vajadzības, kas būtu jāņem vērā (piemēram, attālinātā piekļuve darbiniekiem, pieteikumu apstrādes sistēma)?

Izmantojiet šīs atbildes, lai uzzinātu, ko sagaidat no VoIP pakalpojumu sniedzēja. Tās varat izmantot arī kā kritērijus, pētot dažādus pakalpojumu sniedzējus un to plānus.

Kādus rīkus izmantot, lai novērtētu tālruņa vajadzības?

• jūsu esošās sistēmas inventarizācijas uzskaiti un dokumentāciju (ja tāda ir) vai zvanu ierakstīšanas programmatūru

Ir pienācis laiks noteikt prioritātes tām funkcijām, kas ir vissvarīgākās jums un jūsu komandai.

Kāpēc ir svarīgi noteikt VoIP funkcijas, kas ir svarīgas jūsu uzņēmumam?

Jo labāk sapratīsit, kas jūsu sistēmā ir nepieciešamais, jo vieglāk būs atrast to, kas jūsu uzņēmumam der vislabāk.

Kā noteikt jūsu uzņēmumam svarīgās VoIP funkcijas?

Vispirms izveidojiet visaptverošu to funkciju sarakstu, kas jums ir svarīgas, un sakārtojiet tās prioritātes secībā. Tas palīdzēs salīdzināt dažādus pakalpojumu sniedzējus un to piedāvātās paketes.

Jums vajadzētu apskatīt arī pašreizējo tālruņa sistēmu un noskaidrot, kādas funkcijas izmantojat visbiežāk. Pajautājiet saviem darbiniekiem un iesaistiet arī viņus šajā procesā – viņiem var būt viedoklis par kādām funkcijām, kuras, viņuprāt, ir svarīgas uzņēmumam, bet vēl nav apzinātas.

Kādus rīkus izmantot, lai identificētu būtiskākās VoIP funkcijas?

• funkciju salīdzināšanas tabula
• pašreizējās tālruņa sistēmas inventarizācijas
• zvana ierakstīšanas programmatūra
• sapulces minūšu sagatave, ja nepieciešams formāls veids, kā iegūt atsauksmes no darbiniekiem par viņu VoIP tālruņa sistēmas vajadzībām
• aptaujas (piemēram, SurveyMonkey, Google Forms), lai apkopotu atsauksmes no darbiniekiem

Pārbaudiet, vai esošā infrastruktūra spēs atbalstīt jauno VoIP sistēmu.

Kāpēc ir svarīgi novērtēt savu pašreizējo infrastruktūru?

Lai izvairītos no lielākām IT problēmām, nodrošiniet, lai jūsu VoIP tīklā jebkurā laikā būtu pietiekami joslas platuma atbilstošajam lietotāju skaitam. Turklāt lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju pirms pakalpojuma sniegšanas prasa uzticamus savienojumus un VoIP iekārtas.

Kā novērtēt savu pašreizējo infrastruktūru?

Noskaidrojiet darbinieku skaitu, kuri izmantos VoIP tālruņus, un nodrošiniet, lai visiem vienlaikus būtu pietiekams joslas platums. Pretējā gadījumā, iespējams, ir jājaunina interneta savienojums vai jāiegādājas jauns maršrutētājs.

Uzziniet, vai ir kādi ugunsmūri, kas var bloķēt VoIP datplūsmu, un nodrošiniet pareizu portu pārsūtīšanu. Ja tas nav iespējams, apsveriet iespēju iegādāties papildu ugunsmūri īpaši VoIP pakalpojumiem (tas ir lētāk nekā visas tīkla infrastruktūras jaunināšana).

Pārbaudiet, vai vecais maršrutētājs ir saderīgs ar jauno VoIP sistēmu. Pretējā gadījumā ieteicams iegādāties jaunu maršrutētāju, jo lielākā daļa maršrutētāju ir izveidoti drošībai un uzticamībai, nevis ātrumam vai jaudai.

Kādus rīkus izmantot pašreizējās infrastruktūras novērtēšanai?

• tīkla ātruma pārbaudes rīks (piemēram, Fing), lai noteiktu, cik ātrs ir jūsu savienojums noteiktā laikā un kādu datplūsmu tas patreiz apstrādā
• tiešsaistes joslas platuma kalkulators, lai noteiktu, vai jūsu tīkls var atbalstīt to lietotāju skaitu, kuri izmantos VoIP tālruņus
• ugunsmūra un maršrutētāja pārbaudes programmatūru, kas var identificēt visas iespējamās problēmas
• tīkla analizētāja programmatūru, lai noskaidrotu iespējamās problēmas

Koncentrēšanās uz vienu variantu nav laba stratēģija, tāpēc veiciet vairākus tirgus pētījumus un atrodiet savām vajadzībām vislabāko VoIP sniedzēju.

Kāpēc ir svarīgi izveidot iespējamo VoIP pakalpojumu sniedzēju sarakstu?

Tā kā ir pieejams tik daudz dažādu VoIP pakalpojumu sniedzēju veidu, ir var būt grūti noteikt, kurš no tiem būs vispiemērotākais jūsu uzņēmumam. Sākotnējā saraksta izveide palīdzēs sašaurināt izvēles iespējas un noteikt, kāda pakete vislabāk saderētu kopā ar pašreizējo infrastruktūru.

Kā izveidot iespējamo VoIP pakalpojumu sniedzēju sarakstu?

Veiciet tirgus izpēti, runājiet ar nozares līderiem un pārbaudīt forumus. Pēc tam izpētiet tos pakalpojumu sniedzējus, kas piesaistījuši jūsu uzmanību, un izveidojiet sarakstu ar tiem, kas piedāvā jums nepieciešamās funkcijas. Salīdziniet šādus elementus:

• cenu paketes
• zvanu kvalitāte
• klientu apkalpošana
• funkciju plašums
• lietošanas vieglums
• integrācija ar citu programmatūru
• mobilitātes iespējas

un visi citi svarīgi faktori pirms galīgā lēmuma pieņemšanas.

Kādus rīkus izmantot, lai izveidotu iespējamo VoIP pakalpojumu sniedzēju sarakstu?

• salīdzināšanas mājaslapas, piemēram, G2.com, kas sniedz atsauksmes par katra pakalpojumu sniedzēja pakalpojumiem un cenām
• tiešsaistes forumus, piemēram, VoIP Forum vai Quora, lai pirms jebkādu saistību uzņemšanās pajautātu citiem lietotājiem par savu pieredzi ar konkrētajiem uzņēmumiem

Daudzi pakalpojumu sniedzēji piedāvā bezmaksas izmēģinājuma periodus vai savas programmatūras demo versijas, lai jūs varētu viņu produktus pārbaudīt pirms iegādes.

Kāpēc ir svarīgi izmēģināt izmēģinājuma un demonstrāciju versijas?

Kad vien iespējams, pirms iegādes izmēģiniet programmatūru, īpaši, ja domājat par kaut ko tik svarīgu kā VoIP. Izmantojot bezmaksas izmēģinājuma un demonstrācijas versijas, varat pārliecināties, vai programmatūra darbosies kopā ar jūsu tīklu, vai visas funkcijas ir pieejamas un vai ikviens uzņēmumā to var ērti izmantot.

Kā pārbaudīt izmēģinājuma un demonstrācijas versijas?

Sazinieties ar ieinteresētajiem pakalpojumu sniedzējiem un palūdziet viņu programmatūras izmēģinājuma vai demonstrācijas versiju. Daudzi uzņēmumi piedāvā šāda veida iespēju, lai potenciālajiem klientiem sniegtu priekšstatu par to, kas ir iekļauts viņu pakalpojumā, un ļautu viņiem pašiem izmēģināt programmatūru.

Lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju savās mājaslapās piedāvā bezmaksas izmēģinājuma versijas vai demo versijas. Vienkārši meklējiet vārdus “izmēģinājums” vai “demonstrācija”, vai arī sazinieties tieši ar uzņēmumu un pajautājiet, vai viņiem ir pieejams šāds pakalpojums.

Kādus rīkus izmantot izmēģinājumu un demonstrācijas versiju testēšanai?

• piezīmju programma, lai apkopotu informāciju par to, kas jums patika un kas nepatika katrā produktā
• izklājlapu lietotne, lai salīdzinātu dažādu pakalpojumu sniedzēju cenas, funkcijas un klientu apkalpošanu

Tas būtu jādara pēc tam, kad esat pārbaudījis visas iespējas un sašaurinājis izvēli.

Kāpēc ir svarīgi izvēlēties pareizo VoIP pakalpojumu sniedzēju?

Vienkārši sakot, jūs nevēlaties vēlreiz mainīt pakalpojumu sniedzēju pēc tam, kad jau esat ieviesis VoIP. Tāpēc ir svarīgi, lai jūs tam veltītu laiku un uzzinātu, kas jūsu zvanu centram derētu vislabāk.

Kā izvēlēties īsto VoIP pakalpojumu sniedzēju?

Tagad viss, kas atlicis, ir izvēlēties no visiem vienu, bet šajā brīdī ir jādomā arī par nākotni. Vai pakalpojumu sniedzējs, kuru izvēlēsities, spēs neatpalikt no izmaiņām tehnoloģijās un jūsu uzņēmuma pieaugošajām vajadzībām? Vai viņu klientu apkalpošana ir uzticama un vai viņi var piedāvāt jums konkurētspējīgu cenu?

Atcerieties, ka VoIP ieviešana ir ilgtermiņa ieguldījums, tāpēc tam ir jābūt labi pārdomātam lēmumam, ko pieņemat jūs un visas ieinteresētās personas.

Padoms: meklējiet pakalpojumu sniedzēju, kas nodrošina labu klientu apkalpošanu, kuram vienmēr ir cilvēki, kas var palīdzēt, ja rodas kādas problēmas ar jūsu sistēmu.

Kādus rīkus izmantot, lai izvēlētos pareizo VoIP pakalpojumu sniedzēju?

• lēmumu matrica ir lielisks veids, kā līdztekus salīdzināt visas iespējas. Sagataves varat atrast tiešsaistē vai izveidot savas, izmantojot teksta apstrādes vai izklājlapu lietojumprogrammu

Ļoti svarīga ir klientu apkalpošanas programmatūras drošība. VoIP sarunas bieži tiek uzskatītas par hakeru “zelta dzīslu” un saistītas ar noteiktiem riskiem.

Kāpēc ir svarīgi nodrošināt maksimālo VoIP drošību?

Tāpat kā jebkura tīkla sistēma, arī VoIP ir jānodrošina pret hakeriem un citiem ļaunprātīgiem draudiem. Dažas sarunas neizbēgami būs sensitīvas, un jūs nevēlaties, lai šī informācija būtu pieejama nevienam citam, izņemot paredzēto adresātu.

Kā nodrošināt maksimālo VoIP drošību?

Jums ir jānodrošina, lai jūsu VoIP sistēma būtu atjaunināta ar jaunākajiem VoIP drošības ielāpiem, un jums ir nepieciešams arī ugunsmūris. Pārliecinieties, ka visi darbinieki apzinās pikšķerēšanas uzbrukumu bīstamību un apmāciet viņus, kā pamanīt iespējamos draudus.

Uzraugiet pakalpojumu sniedzēja veiktspēju, lai pārliecinātos, vai dati, kas tiek pārsūtīti caur to līnijām, nav neaizsargāti (piemēram, šifrējot datplūsmu). Ārkārtas gadījumam sagatavojiet arī rezerves plānu. Arī drošas paroles politikas izmantošana ir ļoti svarīga — visiem uzņēmuma darbiniekiem jāizmanto stipras paroles, kas bieži tiek mainītas.

Padoms: pārliecinieties, vai jau izvēlētais VoIP pakalpojumu sniedzējs atbilst visiem attiecīgajiem drošības noteikumiem.

Kādus rīkus izmantot maksimālas drošības nodrošināšanai?

• paroļu pārvaldības rīks, lai uzturētu informāciju par visu darbinieku parolēm un nodrošinātu, ka tās tiek regulāri mainītas
• ugunsmūra programmatūra, lai aizsargātu jūsu sistēmu no nesankcionētas piekļuves
• jūsu VoIP programmatūras drošības ielāpiem
• ārkārtas dublēšanas plānam, piemēram, datu zuduma gadījumā
• darbinieku apmācība
• pārraudzības programmatūra

Pārsūtot visus datus, kontaktpersonas un citu informāciju no vecās sistēmas uz jauno sistēmu, var būt visai saspringta. Tomēr, ja jūs nespersiet šo soli tagad, tas vēlāk var izraisīt haosu.

Kāpēc ir svarīgi pārsūtīt datus?

Bez datiem jūsu VoIP tālruņa pakalpojums nedarbosies. Visas jūsu kontaktpersonas, ziņas un zvanu vēsture ir jāpārsūta, lai darbinieki varētu turpināt strādāt kā parasti – tālruņu sistēmu maiņai nevajadzētu atstāt milzīgu ietekmi uz viņu ikdienas darbībām.

Kā pārsūtīt datus?

Varat informāciju pārsūtīt manuāli, izmantot automatizētu migrēšanas rīku vai izmantot vecās sistēmas API, lai datus pārsūtītu automātiski. Neatkarīgi no tā, kuru metodi izvēlaties, nodrošiniet, lai to vispirms pārbaudītu, lai viss noritētu gludi.

Padoms. Ja jums ir daudz datu, ko pārsūtīt, apsveriet iespēju izmantot automatizētu migrēšanas rīku. Tas ietaupīs laiku un novērsīs raizes.

Kādus rīkus izmantot datu pārsūtīšanai?

• manuālās pārsūtīšanas rīks
• automatizēts migrācijas rīks
• vecās sistēmas API

Kad viss ir palaists un darbojas, ir pienācis laiks sākt domāt par papildprogrammām un integrācijām, kas var uzlabot jūsu VoIP sistēmu un racionalizēt jūsu aģentu darba plūsmu.

Kāpēc ir svarīgi iestatīt papildprogrammas un integrācijas?

Ir daudz lielisku paplašinājumu, kas var uzlabot jūsu VoIP sistēmas, piemēram, zvanu pārvirzīšana, CRM integrācija, čatboti u.c. Pievienojot tos sistēmai, varat palielināt savu aģentu produktivitāti un uzlabot klientu apkalpošanu.

Kā iestatīt papildprogrammas un integrācijas?

Lielāko daļu pievienojumprogrammu un integrāciju ir viegli iestatīt — vienkārši lejupielādējiet programmatūru, instalējiet un konfigurējiet to. Tomēr dažas prasa nedaudz vairāk darba – piemēram, lai integrētu savu VoIP sistēmu ar savu CRM. Process ir atkarīgs no pakalpojumu sniedzēja, bet, par laimi, lielākoties tie nodrošina apmācību un atbalstu, lai palīdzētu šajā.

Kādus rīkus izmantot papildprogrammu un integrāciju iestatīšanai?

• pamācības vai rokasgrāmatas
• atbalstu no pakalpojumu sniedzēja klientu apkalpošanas komandas

VoIP ieviešanas process nebeidzas ar jaunas sistēmas instalēšanu – lai tā darbotos efektīvi, būs jādomā arī par savu ideālo zvana ceļu.

Kāpēc ir svarīgi izstrādāt savu ideālo zvana ceļu?

Labi izstrādāts zvana ceļš nosaka, kā aģentiem jāapstrādā zvani, kāda veida informācija viņiem ir jāapkopo no klientiem un cik ātri viņi var pārsūtīt zvanus.

Kā izveidot savu ideālo zvana ceļu?

Pirmais solis ir klientu vajadzību apzināšana – ko viņi vēlas, kad zvana jūsu uzņēmumam? Pēc tam ir jāizlemj, cik ātri aģentiem ir jāatbild uz zvaniem. Zvanu ceļa izveide nav viegls uzdevums un prasa daudz laika un pūļu.

Apsveriet iespēju lūgt palīdzību tiem, kas specializējušies šajā jomā, ja jūtat, ka tas varētu uzlabot zvana ceļu.

Padoms: pārliecinieties, ka jūsu zvana ceļš ir viegli saprotams jūsu aģentiem un ka tas ir skaidrs visiem iesaistītajiem.

Kādus rīkus izmantot ideālā zvana ceļa izveidei?

• blokshēmas un diagrammas, kas palīdz vizualizēt zvana ceļu

Lai maksimāli izmantotu sistēmas iespējas, būtu jāintegrē jūsu VoIP pakalpojumu sniedzējs un atbilstoša zvanu centra programmatūra.

Kāpēc ir svarīgi noteikt zvanu pārvirzīšanas un pārvaldības procedūras?

Zvanu pārvirzīšana palielina klientu apmierinātību, samazina darbības izmaksas un palīdz pēc iespējas ātrāk pārvaldīt zvanus.

Kā noteikt zvanu pārvirzīšanas un pārvaldības procedūras?

Pirmais solis ir uzņēmuma komunikācijas struktūras kartes izveide. Tas palīdzēs noskaidrot dažādas nodaļas un to veikto zvanu veidus.

Pēc tam katram zvana veidam jāizveido pārvirzīšanas nosacījumi. Tie noteiks, kā aģentiem jāapstrādā zvani, kad tie jāpārsūta uz citu nodaļu un kam tie jāpārņem.

To varat izdarīt, izvēloties programmatūru, kas ir integrēta ar jūsu VoIP pakalpojumu sniedzēju. Labākā izvēle šeit varētu būt LiveAgent zvanu centra programmatūra, kas ir saderīga ar vairāk nekā 99% no tiem.

Kā varat izmantot LiveAgent zvanu pārvirzīšanu? Piemēram, iestatot sekunžu skaitu, pēc kura zvans tiek pārvirzīts citam aģentam, un tādējādi samazinot gaidīšanas laiku. Varat arī noteikt, cik ilgi ienākošais zvans atradīsies gaidīšanas rindā – pēc tam, kad šis iepriekš noteiktais laiks būs beidzies, saruna turpināsies jūsu IVR bezsaistes sadaļā.

Visu šo funkciju mērķis ir nodrošināt jūsu klientiem ērtu pieredzi. Turklāt LiveAgent sniedz 24/7 klientu apkalpošanu, lai nodrošinātu, ka neatkarīgi no tā, kurās stundās darbojas zvanu centrs, jūs vienmēr saņemsit profesionālu palīdzību.

Kādus rīkus izmantot, lai izveidotu zvanu pārvirzīšanas un pārvaldības procedūras?

• pārvirzīšanas nosacījumus, lai automatizētu klientu pieprasījumu apstrādi
• zvanu centra programmatūru (piemēram, LiveAgent)

Tas ir nepieciešams solis, ja vēlaties, lai jūsu komanda būtu produktīva, paliktu motivēta un vienmēr sniegtu profesionālu klientu apkalpošanu.

Kāpēc ir svarīgi plānot darbinieku apmācību?

Bez sākotnējās apmācības jūsu darbinieki nezinās, kā izmantot jauno VoIP sistēmu. Tā rezultātā radīsies daudz jautājumu, neapmierinātības un neapmierināti klienti.

Kāds ir labākais veids, kā plānot darbinieku apmācību?

Jums jāizstrādā visaptveroša apmācības programma un pielietojamas apmācības iespējas. Tajā būtu jāiekļauj viss, sākot ar to, kā katra funkcija darbojas, kāda būtu labākā prakse, veicot un saņemot zvanus, kā aģentiem būtu jāapstrādā klientu pieprasījumi utt.

Padoms: pārliecinieties, ka apmācības programma ir viegli saprotama un tā aptver visus pamatus. Ja jums ir daudz darbinieku, apsveriet iespēju izmantot tiešsaistes apmācības kursu vai video apmācības.

Kādus rīkus izmantot darbinieku apmācībai?

• tiešsaistes apmācības kursus
• video pamācības
• atbalstu no pakalpojumu sniedzēja klientu apkalpošanas komandas
• apmācību materiālus

Tas ir obligāti nepieciešams plānošanas process, kas jūsu uzņēmumam ļaus darboties bez pārtraukuma neparedzētu apstākļu, piemēram, strāvas padeves pārtraukuma vai servera avāriju u.c., gadījumā.

Kāpēc ir svarīgi izstrādāt katastrofu seku novēršanas plānu?

Ja jūsu tālruņa sistēma nedarbojas pareizi vai vispār, tas var radīt smagas sekas jūsu uzņēmumam, piemēram, klientu zaudēšanu, darba ražīguma samazināšanos u.c.

Kas būtu jāiekļauj katastrofas seku novēršanas plānā?

• pārskats par jūsu uzņēmuma saziņas struktūru (zvanu ceļš)
• visu to funkciju uzskaitījums, kas ir būtiskas uzņēmuma nepārtrauktības nodrošināšanai
• jūsu pakalpojumu sniedzēja klientu apkalpošanas komandas kontaktinformācija
• skaidri soļi, kā atjaunot sistēmu katastrofas gadījumā

Kādus līdzekļus izmantot, lai izveidotu katastrofu seku novēršanas plānu?

• dokumentācijas programmatūru (piemēram, Microsoft Word, Google Docs)
• izklājlapas (piemēram, Microsoft Excel, Google Sheets)

Tas ir solis, kas bieži vien tiek ignorēts, bet tas var paglābt jūs no daudzām problēmām nākotnē. Pārbaudot numuru piešķiršanu, jūs nodrošināsit, ka visi numuri tiek piešķirti pareizajiem paplašinājumiem un ierīcēm.

Kāpēc ir svarīgi pārbaudīt numuru piešķiršanu?

Ja klients saņem zvanus no nepareizās nodaļas vai aģenta un otrādi, tas var radīt apjukumu.

Kā pārbaudīt numuru piešķiršanu?

Reģistrējoties savā kontā, pārbaudiet paplašinājumiem un ierīcēm piešķirtos numurus. Ja konstatējat neatbilstības, pieprasiet izmaiņas, sazinoties ar pakalpojumu sniedzēja klientu apkalpošanas komandu.

Padoms: vienmēr atjauniniet savu kontaktinformāciju, lai pakalpojuma sniedzējs varētu ar jums sazināties ārkārtas gadījumā.

Kādus rīkus izmantot numuru piešķires pārbaudei?

• tiešsaistes konta pieteikšanos
• pakalpojuma sniedzēja klientu apkalpošanas dienestu

Automātiskais atbildētājs zvana sākumā ir tas, kas rada pirmo iespaidu. Izmantojiet šo iespēju un ierakstiet sveicienu, kas mudina zvanītājus pagaidīt rindā.

Kāpēc ir svarīgi ierakstīt balss pasta sveicienus?

Klients zinās, ka ir piezvanījis uz pareizo numuru, un, ka nebūs ilgi jāgaida rindā, līdz būs pieejams aģents.

Kā ierakstīt balss pasta sveicienu?

Lai ierakstītu balss pasta sveicienu, jums jāpiesakās savā kontā pie pakalpojumu sniedzēja un jāizveido jauna ziņa. Noteikti norādiet visu nepieciešamo informāciju, piemēram, nodaļas nosaukumu, darba laiku un kontaktnumuru.

Padoms: papildus tam, lai vienkārši teiktu “sveiki” un “paldies”, ir laba doma pievienot personisku akcentu.

Kādus rīkus izmantot balss pasta sveiciena ierakstīšanai?

• zvanu centra programmatūru, piemēram, LiveAgent

Šis ir jūsu VoIP ieviešanas procesa pēdējais solis. Veicot VoIP testu, varat pārbaudīt, vai viss darbojas, kā paredzēts, un nav problēmu ar jauno sistēmu.

Kāpēc ir svarīgi veikt testa zvanus?

Jūs ietaupīsiet laiku, bez nepieciešamības veikt pārkonfigurēšanu, ja kaut kas nedarbojas pareizi jau no paša sākuma. Turklāt, ja rodas problēmas ar tālruņa sistēmu, tās šī procesa laikā var atklāt un atrisināt, pirms tās ietekmē jūsu klientus.

Kā veikt testa zvanus?

Lai veiktu testa zvanus, ir jāpiesakās savā kontā pie pakalpojumu sniedzēja un jāmēģina veikt zavnus uz vairākiem numuriem. Noteikti pārbaudiet visas funkcijas, piemēram, balss pastu, zvanu pāradresāciju un to zvanu kvalitāti, kas veikti, izmantojot jauno sistēmu.

Padoms: vislabākais laiks, lai veiktu testa zvanus, ir laiks pirms darba laika, kad vēl nav neviena klienta vai laikā, kad aģenti nav aizņemti.

Kādus rīkus izmantot testa zvanu veikšanai?

• zvanu centra programmatūru, piemēram, LiveAgent
• testa konts