Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts piedāvā ieteikumus klientu apkalpošanas uzlabošanai, piemēram, efektīvu saziņu, empātiju un problēmu risināšanu, lai uzlabotu kontaktu centru veiktspēju.
Pārliecinieties, ka palīdzības dienesta pakalpojumi ir kvalitatīvi. Viegli teikt, bet kā pārbaudīt, vai visi pieteikumi tiek pienācīgi apstrādāti. Kā pārliecināties, ka klientu apmierinātība vienmēr ir pirmajā vietā? Sekojiet šiem vienkāršajiem soļiem, lai nodrošinātu, ka jūsu palīdzības dienests darbojas vienmērīgi un nodrošina lielisku klientu apkalpošanu.
Atzīmējot visus šī saraksta punktus, varat pārbaudīt, vai jūsu palīdzības dienests darbojas pareizi un vai jūsu uzņēmums nodrošina konsekventu pakalpojumu līmeni.
Kontrolsaraksta izmantošana palīdzēs izvairīties no biežāk sastopamajām kļūdām, kā piemēram:
Ikviens, kurš vēlas nodrošināt lielisku klientu apkalpošanu un nepārtraukti uzlabot kontaktu centra veiktspēju.
Pirmais, ko cilvēki vēlas dzirdēt, zvanot uz palīdzības dienestu, ir īsta cilvēka balss. Dzīva cilvēka balss vienmēr būs vērtīgāka par automatizētu mašīnu. Sveiciniet zvanītāju saskaņā ar dienas laiku (ja esat pārliecināts, no kuras laika joslas viņi zvana) vai neitrālu sveicienu, piemēram, “Sveicināti”.
Pirmie iespaidi vienmēr ir vissvarīgākie, un sveiciens lietotājam draudzīgā veidā ļaus viņam justies gaidītam. Pasakot vienkāršu “Labrīt” vai “Sveicināti” var izvērsties par ilgām un noturīgām attiecībām.
Klausieties uzmanīgi un pārliecinieties, ka klients jūtas ērti. Ja jūs paspējāt piefiksēt viņa vārdu, lieliski. Ja tā nav, pārjautājiet, pirms turpiniet ar citiem jautājumiem vai komentāriem.
Padoms: uzmanieties, lai neizklausītos pārāk robotiski, izmantojot tādas frāzes kā “Kā es varu jums palīdzēt?”. Vienkārša toņa un uzsvara maiņa var būtiski izmainīt ziņu.
Lielākā daļa klientu zvanīs uz jūsu palīdzības dienestu, jo kaut kas nogājis greizi. Tāpēc ir svarīgi izrādīt empātiju un atvainoties par problēmu, ko viņi pieredz.
Jūs varat veidot noturīgas attiecības ar saviem klientiem, vienkārši pasakot “man žēl par to, kas ar jums noticis”. Ja klients jūt, ka jūs saprotat viņu jautājumu un rūpējaties par viņiem kā par personību, pastāv lielāka iespēja, ka viņi būs apmierināti ar jūsu pakalpojumu kopumā.
Vienmēr uzrunājiet klientu vārdā, ja vien jums nav lūgts to nedarīt. Šī ir laba prakse visām klientu apkalpošanas mijiedarbībām, jo tā palīdz veidot uzticību jūsu uzņēmuma un tā klientu starpā.
Klienti vēlas sajust, ka tiek uzklausīti, it īpaši, ja viņi pauž savu neapmierinātību. Vēršoties pie viņiem vārdā, viņi zina, ka jūs pievēršat viņiem uzmanību.
Pirmo reizi sasveicinoties ar klientu, palūdziet viņa vārdu un izmantojiet to visā sarunas laikā. Ja viņš jums norāda savu e-pasta vai sociālo mediju adresi, noteikti izmantojiet arī to (ja nepieciešams).
Klientiem ir nepieciešams skaidrs skaidrojums par to, kas notiek un kā to var labot. Sīki aprakstiet problēmu, ieskicējiet iespējamos risinājumus un sniedziet prognozi, kad tā tiks atrisināta.
Jo vairāk informācijas sniedzat saviem klientiem par notiekošo, jo lielāka iespēja, ka viņi uzticēsies jūsu uzņēmumam.
Runājot ar klientu par viņa problēmu, iespējams, ir jāizmanto tehniskie termini. Lai gan palīdzības pieteikumu sistēmas aģenti varētu būt pieraduši un labprātāk izmanto žargonu, klienti parasti apjūk no jūsu teiktā.
Klienti parasti nevēlas lekciju par produkta darbību, bet gan palīdzību pēc iespējas drīzākai problēmas atrisināšanai. Izmantojiet tehniskos terminus tikai tad, ja tas tiešām nepieciešams, tādējēdi palīdzot klientam koncentrēties uz šo jautājumu.
Izmantojiet tehniskos terminus tikai tad, ja tie ir absolūti nepieciešami, lai izskaidrotu problēmu. Centieties runāt tā, lai ikviens saprastu, ka process zvanītājam ir saprotams.
Runājot par palīdzību klientiem, galvenā prasme ir aktīva klausīšanās. Tā ne tikai ļauj dzirdēt, kas klientam sakāms, bet arī parāda, ka jūs pievēršat viņam uzmanību un nopietni uztverat viņu bažas.
Apkalpojošajā sfērā strādājošajiem ir pienākums uzmanīgi klausīties, lai klienti justos uzklausīti un saprasti. Turklāt aktīva klausīšanās var palīdzēt aģentiem ātrāk atrisināt problēmas, jo viņi spēj gūt skaidrāku izpratni par notiekošo.
Aktīvā klausīšanās ietver: Attieksmi, Pielāgošanos un Uzmanību:
Tiklīdz ir pilnīga izpratne par kādu problēmu, klientam var izskaidrot iespējamos risinājumus. Ir svarīgi vienmēr ieteikt vairāk par vienu risinājumu un ļaut klientam izvēlēties viņiem piemērotāko.
Šādi rīkojoties, jūs parādīsiet klientam, ka vēlaties atrast kompromisu, kurā ieguvēji būs abas puses.
Ieskicējiet iespējamos risinājumus, tostarp to priekšrocības un mīnusus, lai palīdzētu klientiem pieņemt pamatotus lēmumus par to, kurš no tiem ir vispiemērotākais izmaksu un laika ziņā utt. Katram risinājumam būtu jāatbilst konkrētai vajadzībai, lai klienti spētu izvēlēties sev piemērotāko.
Tas ir ļoti svarīgs solis. Dažkārt klients, iespējams, nav apmierināts ar nevienu no piedāvātajiem risinājumiem, tāpēc jums kā palīdzības dienesta darbiniekiem ir jāpiedāvā viņiem alternatīvu risinājumu, ja tas ir iespējams.
Tas klientam parādīs, ka jūs esat uzmanīgs pret viņa vajadzībām un vēlaties nodrošināt viņam labāko iespējamo pieredzi.
Pirms piedāvāt alternatīvu risinājumu, vienmēr prasiet vadītāja atļauju, pat ja tas nozīmē, ka darba veikšanai ir nepieciešams ilgāks laiks nekā parasti.
Tiklīdz esat ieteicis risinājumu, ir svarīgi atbildēt uz visiem klienta jautājumiem saistībā ar to. Tad viņi sapratīs, kas notiek, un jutīsies pārliecināti par jūsu spēju atrast risinājumu.
Tas palīdz veidot uzticību un pārliecina klientus, ka jūs šeit esat, lai palīdzētu. Turklāt tas ļauj atrisināt jebkādu potenciālo pārpratumu, pirms tas kļūst par lielāku problēu.
Labākais veids, kā atbildēt uz klientu jautājumiem, ir atkarīgs no situācijas, tāpēc uz to nav vienas pareizās atbildes. Tomēr ir daži padomi, kas palīdzēs efektīvi atbildēt uz klientu jautājumiem, un tie ir šādi:
Visu jautājumu efektīva atbildēšana ir svarīga kvalitatīva atbalsta nodrošināšanas daļa.
Ja vēlaties piedāvāt klientiem piemērotus risinājumus, jums ir nepieciešama laba izpratne par piedāvātajiem produktiem un pakalpojumiem. Ir jāpārzina gan katra produkta funkcijas, gan funkcionalitāte, kā arī uzņēmuma noteikumi un procedūras.
Tas ļauj sniegt precīzus un savlaicīgus risinājumus klientu problēmām. Tas arī palīdz veidot profesionālu tēlu un nodrošināt visaugstāko iespējamo klientu apkalpošanas līmeni.
Tiklīdz jūs saprotat klienta problēmu, ir svarīgi aplēst, cik ilgs laiks būs nepieciešams, lai to atrisinātu. To var izdarīt, sniedzot klientam konkrētu datumu vai laikposmu, kurā viņš var sagaidīt atbildi.
Tas liek klientiem justies pārliecinātiem, ka viņu problēma tiek uztverta nopietni un jūs darāt visu iespējamo, lai sniegtu viņiem nepieciešamo palīdzību. Tas ļauj arī savlaicīgi pārvaldīt klientu gaidas.
Skaidri jānosaka, kas jādara, lai klienti saņemtu palīdzību. Tas varētu ietvert papildu informācijas sniegšanu vai detalizētas informācijas pieprasīšanu pirms šī jautājuma turpmākas risināšanas.
Tas palīdz tuvināties klienta problēmas galīgajam risinājumam un turpina informēt par esošo progresu.
Izstrādājot visaptverošu procesa rokasgrāmatu, visām ieinteresētajām personām būs skaidrs, ko katrs procesa posms nozīmē no sākuma līdz beigām. Tajā jāiekļauj pārskats par to, kas notiek pēc katra soļa un cik ilgs laiks parasti ir nepieciešams, lai uzsāktu nākamo.
Šeit nāk talkā parocīga pieteikumu pārvaldības programmatūra. Tā var palīdzēt sekot līdzi visiem atvērtajiem pieteikumiem un to turpmākajiem soļiem, lai racionalizētu darbplūsmu, palielinātu produktivitāti un padarītu procesu skaidru un saprotamu.
Jums būtu jāizglīto lietotāji par to, ko viņi var gaidīt no jūsu produktiem vai pakalpojumiem. Parādiet viņiem, kā gūt papildu iespējas.
Tas palīdz viņiem būt pašpietiekamākiem un ļauj koncentrēties uz citām klientu atbalsta jomām. Tas arī sniedz viņiem labāku izpratni par jūsu produktiem vai pakalpojumiem un to, kā no tiem gūt maksimālu labumu.
Nodrošiniet viņus ar atbilstošiem rakstiem un video par šo tēmu vai pat parādiet, kā viņi var izmantot noteiktas jūsu mājaslapas funkcijas, lai ātrāk saņemtu palīdzību. Veidojiet pielāgotus izglītojošus materiālus, kas palīdz klientiem pilnībā izprast jūsu produktus.
Balss tonis ir ārkārtīgi svarīgs, ja runa ir par klientu atbalstu, jo tas var veidot vai sagraut klientu pieredzi. Mijiedarbības laikā ar klientiem vienmēr jālieto pozitīvs balss tonis, neatkarīgi no tā, cik kaitinošas var būt klientu problēmas.
Tas palīdzēs saglabāt mieru un ilgtermiņā uzturēt labas attiecības ar klientiem, mudinot viņus turpināt ieteikt jūsu pakalpojumus citiem.
Katras saziņas noslēgumā vienmēr jājautā, vai jūsu klientiem ir vēl kādi jautājumi vai problēmas. Novēršot visas saziņas nepilnības starp aģentu un klientu, varat nodrošināt, ka klienta problēma ir veiksmīgi atrisināta un novērst tās atkārtošanos.
Jo viņiem ir vajadzīga iespēja pārdomāt, ko viņi līdz šim ir dzirdējuši. Viņi varētu būt pārmākti ar informāciju vai neuzmanīgi, tāpēc varētu būt nepieciešamas dažas sekundes, lai pārliecinātos, ka viņi ir uzdevuši visus interesējošos jautājumus.
Labi ir pajautāt, vai viņi saprot, kā atrisināt savu problēmu pašu spēkiem, ko darīt, ja problēma atkārtojas, un vai viņiem ir vajadzīga papildu palīdzība.
Jums vienmēr jāpateicas klientam par veltīto laiku un pacietību katrā atbalsta mijiedarbībā.
Tas ir lielisks veids, kā parādīt, ka augstu vērtējat viņu uzticēšanos un atbalstu. Šis mazais žests var radīt būtisku iespaidu, lai viņiem veidotu pozitīvu pieredzi ar jūsu palīdzības dienestu un viņi, visticamāk, atgriezīsies pēc palīdzības vēl, ja tas būs nepieciešams.
Pateicieties adresātam un skaidri norādiet nākamo procesa daļu. Sūtiet viņiem pateicību.
Tiklīdz palīdzības dienestam tiek ziņots par kādu problēmu, ir svarīgi to atrisināt pēc iespējas ātrāk. To var izdarīt, izmantojot pareizos rīkus un ievērojot klientu atbalsta paraugpraksi.
Problēmas atrisināšana noteiktā laika periodā var palīdzēt nodrošināt, ka klients ir apmierināts ar saņemto atbalstu.
Liveagent daudzkanālu iesūtne ļauj klientu atbalsta pārstāvim ātri un viegli atrisināt klientu problēmas, saīsinot vidējo atrisināšanas laiku. Turklāt šis rīks piedāvā tādus uzlabotas funkcijas kā iepriekšsagatavotas ziņas, lai sniegtu ātrākas atbildes ar īsām atbildēm uz biežāk uzdotajiem jautājumiem.
Padoms: izmantojot bezmaksas izmēģinājuma versiju, varat ieraudzīt, ko LiveAgent piedāvā praktiski.
Lai palielinātu produktivitāti, neaizmirstiet noteikt etiķetes un birkas katram pieteikumam, lai racionalizētu darbplūsmu.
Birkas un etiķetes ļauj sekot līdzi pieteikuma statusam, prioritātei un pakalpojuma veidam utt. Tās ir svarīga kategorizēšanas procesa daļa, kas vienkāršo vispārējo darbplūsmu.
Nosakiet etiķetes katram pieteikumam. Uzdodiet sev šādus jautājumus:
Izmantojamo etiķešu piemēri:
Vienmēr mēģiniet atrisināt klienta problēmu jau pirmās atbildes laikā.
Tas veido klientu apmierinātību un uzticību, kā arī samazina pieteikumu skaitu, kas tiek eskalēti aģenta vadītājam vai speciālistam.
Izpētiet problēmu, atrodiet risinājumu un informējiet klientu. Ja problēma ir sarežģītāka vai ir nepieciešami pētījumi no jūsu puses, informējiet klientu, dodot tam ziņu vismaz reizi 24 stundās. Pēc problēmas atrisināšanas apstipriniet, ka esat veicis visus soļus, lai apmierinātu klienta cerības.
Ja kaut kas noiet greizi un klients ir pie vainas, tad ir viegli nostāties aizsardzības pozā un sākt vainot viņu par kļūdu. Tomēr tas tikai pasliktinās situāciju un apgrūtinās problēmas atrisināšanu.
“Klientam vienmēr jābūt taisnībai viņu pašu domās.” Viņi ir pirmajā vietā, un, pat ja jūs tiem nepiekrītat, jums tas jādara.
Meklējiet pazīmes, ja jūsu uzņēmums vaino klientus par viņu problēmām. Ieprieciniet klientus, meklējot veidus, kā gūt labumu, nevis sūdzēties par tiem. Ja jums ir grūti klienti, atcerieties, ka vienīgais reālais pretsvars ir tas, ka tādu nav vispār.
Dažkārt klientam var būt nepieciešama papildu palīdzība, lai atrisinātu savu problēmu. Ja tas tā ir, piedāvājiet viņiem papildu līdzekļus, lai to iegūtu.
Tikai tad, ja nesavtīgi iesaistīsieties, klienti redzēs jūsu apņēmību, ka jūs darāt visu, lai apmierinātu klienta cerības.
Pavadiet savu klientu visa risinājuma gaitas garumā, vai eskalējiet pieteikumu vadībai. Pateicoties tam, neviens no klientu jautājumiem nepaliks neatbildēts.
Produktivitātes pārskati palīdzēs sekot veiktspējai, redzēt, cik daudz laika klientu atbalsta komanda pavada pie katra pieteikumu veida un noteikt, kuri pakalpojumi aizņem vairāk laika nekā citi. Šo informāciju var izmantot, lai pielāgotu prioritātes un resursus, kas piešķirti dažādiem pakalpojumiem.
Tā ir metrika, kas mēra, cik bieži jūs jau pirmajā piegājienā spējat atrisināt klientu problēmas. Ir svarīgi saglabāt šo skaitli pēc iespējas augstāku, jo tas samazina darba slodzi jūsu komandai, kā arī veido klientu apmierinātību un uzticību.
Laiks, kas nepieciešams, lai atbildētu uz klienta biļeti. Šī skaitļa samazināšana ir ļoti svarīga, jo ilgs atbildes laiks var izraisīt klientu neapmierinātību un veicināt pieteikumu apjoma pieaugumu.
Metrika, kas nosaka, cik apmierināti jūsu klienti ir ar palīdzību, ko viņi saņem no jūsu komandas. Klientu lojalitāte veidojas tad, kad aģentu novērtējums joprojām ir augsts, kā arī to novirzījumu skaits.
Tas ir labs rādītājs pakalpojuma kvalitātei. Varat izmantot aptaujas programmatūru, lai pajautātu klientiem, cik apmierināti viņi ir ar jūsu atbildes laiku, zināšanām un vispārējo apkalpošanu. Ja apmierinātības rādītājs ir zems, ir jāpēta, kas izraisa problēmu, jāpplāno attīstība un jāveic izmaiņas.
Tīkla veicinātāja līmenis ir metrika, kas vērtē klientu lojalitāti, pamatojoties uz jautājumu “cik iespējams, ka jūs ieteiktu mūsu uzņēmumu draugam vai kolēģim?” Tīkla veicinātāja līmeni var izmantot, lai sekotu sava palīdzības dienesta kvalitātes uzlabošanas centieniem.
Tā klientu procentuālā daļa, kuri atbild uz jūsu aptauju, sniedzot vērtējumu 1 vai 2 (no 10). Augsts negatīvo atsauksmju līmenis parasti norāda, ka ir jomas, kurās jūsu palīdzības dienests ir jāuzlabo. Šo problēmu izpēte un risināšana uzlabos klientu apmierinātību un samazinās saņemto pieteikumu skaitu.
Tas ir pieteikumu procentuālais apjoms, kas tiek atrisināts. Šo metriku varat izmantot, lai sekotu savas komandas progresam un noteiktu jomas, kurās ir nepieciešami motivējoši līdzekļi, vairāk apmācības vai resursu.
Tā klientu procentuālā daļa, kuri ar jums ir sazinājušies vairāk nekā vienu reizi. Varat skatīt šo metriku, lai identificētu klientus, kuriem ir problēmas, kas nav atrisinātas, un kuriem nepieciešama papildu palīdzība.
Metrika, kas nosaka, cik atbilžu nepieciešams, lai atrisinātu pieteikumu. Šis numurs ir svarīgs, jo palīdz noteikt pieteikumus, kas aizņem vairāk laika, nekā nepieciešams. Šo problēmu izpēte un risināšana uzlabos jūsu komandas produktivitāti.
Atrisināto problēmu metrika ir atrisināto pieteikumu skaits. Arī ar šo varat sekot savas komandas gaitai un noteikt pakalpojuma patreizējo līmeni.
Kopējais čatu vai zvanu skaits, kas tiek pārvirzīti citai komandai. Šī skaitļa zināšana ļaus noteikt, kur jāuzlabo zvanu sadalīšanas metodes. Varat čata sadali veikt arī automātiski.
Lai pārbaudītu palīdzības dienesta darba kvalitāti, ir jāpārbauda arī atsauksmes. Reaģējiet uz visiem viedokļiem un atbildiet uz visiem jautājumiem ko atrodat. Vienmēr turpiniet pārbaudīt, reaģēt, atbildēt un atrisināt.
Nenovērtējams rīks klientu pieredzes novērtēšanai. Slepenie zvanītāji ļauj uzņēmumiem precīzi analizēt, kā viņi tiek sveicināti un pēc tam palīdz klientiem, kad viņi zvana uzņēmumam. Pēc tam šos datus var izmantot, lai uzlabotu pirmā kontakta pakalpojumus, apmācītu nepieredzējušus aģentus un sekotu līdzi turpmākajiem uzlabojumiem.
Sāciet, pārbaudot pieteikumu dokumentācijas pareizību un savlaicīgi atrisinot pieteikumus. Apmāciet darbiniekus sniegt labāko risinājumu klientu problēmām, vienlaikus ievērojot uzņēmuma procedūras un noteikumus. Neaizmirstiet pārraudzīt savu aģentu veiktspēju un pārskatīt palīdzības dienesta pieteikumus.
Lai novērtētu palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas iespaidu, varat izmantot tādus rādītājus kā produktivitāte, pirmā zvana atrisinājums, vidējais atbildes laiks un klientu apmierinātība. Lai uzzinātu vairāk, skatiet kontrolsaraksta otro daļu “Kā pārvaldīt palīdzības dienesta darbību”.
Mēs iesakām izmantot palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsarakstu vismaz reizi mēnesī. Tomēr var gadīties, ka atsevišķi elementi sarakstā ir jāpārbauda biežāk vai retāk atkarībā no uzņēmuma vajadzībām.
Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas aģents palīdz novērtēt citu personu sniegumu. Viņi var veikt arī citus uzdevumus, piemēram, apmācīt jaunus darbiniekus, veikt auditus, kā arī sniegt atsauksmes darbiniekiem par viņu veikumu.
Vissvarīgākās ir komunikācijas un sarunu prasmes, lai efektīvi sasniegtu savu mērķi. Tālāk, zināšanas par produktiem un pakalpojumiem, ko piedāvā uzņēmums, analītiskās prasmes, un saziņas prasmes arī ir vienas no svarīgākajām.
Palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas aģents palīdz novērtēt citu personu sniegumu. Viņi var veikt arī citus uzdevumus, piemēram, apmācīt jaunus darbiniekus, veikt auditus, kā arī sniegt atsauksmes darbiniekiem par viņu veikumu.
Jā, varat lejupielādēt mūsu palīdzības dienesta kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksta PDF failu.
Klientu atbalsts 2024.gadā: Definīcija, stratēģijas, padomi un labākie paņēmieni
Uzziniet, kas ir klientu atbalsts un kāpēc tas ir svarīgi. Nāciet un izpētiet labākos paņēmienus un novatoriskas stratēģijas, lai uzlabotu savu atbalstu.
Klientu apkalpošanas standartu kontrolsaraksts
Atklājiet klientu apkalpošanas standartu kontrolsarakstu, kas palīdzēs nodrošināt konsekventu un profesionālu pieeju klientiem. Iegūstiet ieteikumus un rīkus, lai uzlabotu apkalpošanu, atbildes ātrumu un klientu pieredzi. Apmeklējiet lapu un paaugstiniet savu klientu servisu!
Klientu apkalpošanas kvalitātes nodrošināšanas kontrolsaraksts
Uzlabojiet klientu apkalpošanu ar mūsu kvalitātes nodrošināšanas kontrolsarakstu! Uzziniet, kā izstrādāt efektīvas procedūras, optimizēt veiktspēju un sasniegt ilgtermiņa panākumus. Ideāls rīks, lai saglabātu augstāko pakalpojumu kvalitāti un nodrošinātu klientu apmierinātību. Apmeklējiet mūs un sāciet ceļu uz izcilību!
Klientu apkalpošanas prasmju kontrolsaraksts
Kādai personai jums būtu jābūt, lai strādātu klientu apkalpošanā? Kādas prasmes jums būtu vajadzīgas? Izmantojiet šo klientu apkalpošanas prasmju kontrolsarakstu, lai noskaidrotu, vai jums šis darbs ir īstais.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Mūsu mājaslapa izmanto sīkdatnes. Turpinot, mēs pieņemam, ka Jūs dodat atļauju izvietot sīkfailus, kā ir aprakstīts mūsu privātuma un sīkdatņu politiku.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team