Attālinātā darba kontrolsaraksts

Ir skaidri jānosaka laiks, kurā darbiniekiem ir jāstrādā.

Kāpēc darba laika noteikšana ir svarīga?

Darbiniekiem, un arī darba devējiem tas būtu jāapzinās. Ja cilvēki neapzinās savu darba laiku, tas var radīt problēmas ar produktivitāti un efektivitāti.

Kā noteikt darba laiku?

Pajautājiet darbiniekiem, kas ir visatbilstošākais laiks, lai viņi varētu paveikt savu darbu. Izlemiet, kas ir vispiemērotākais jūsu komandai, vai tas būtu konkrēts darba laiks vai elastīgs grafiks.

Kādi rīki palīdzēs noteikt jūsu darba laiku?

Laika pārvaldības rīki, piemēram, Trello vai Toggl utt.

Pārliecinieties, ka darbinieki izprot savus pienākumus. Netiecieties pēc mikropārvaldības, jo tas tikai izraisīs neapmierinātību un pazeminās produktivitāti.

Kāpēc ir svarīgi noteikt skaidrus pienākumus un gaidas?

Jo skaidrāk katrs saprot savus pienākumus un sagaidīto, jo produktīvāka būs darba vieta. Darba devēji varēs saukt darba ņēmējus pie atbildības par to rīcību, savukārt darba ņēmēji jutīsies, ka viņiem ir balsstiesības.

Kā noteikt skaidrus pienākumus un gaidas?

Sagatavojiet amatu aprakstus, kas apraksta katra amata pienākumus, un, ja nepieciešams, atjauniniet tos. Informējiet darbiniekus, ja rodas kādas izmaiņas.

Kādus rīkus izmantot šajā solī?

Sadarbības rīkus, piemēram, Trello, Asana vai Basecamp, kas darbiniekiem piešķir īpašus uzdevumus un seko to izpildes gaitai, vai arī varat apsvērt iespēju ieviest Checklist App.

Iestatiet skaidrus attālināta darba noteikumus attiecībā uz brīvdienām, pārtraukumiem, atvaļinājumiem un slimības dienām.

Kāpēc izlemšana par brīvo laiku ir svarīga?

Darba devējiem ir jātiek galā ar prombūtni no darba, bet darba ņēmējiem ir jāzina, kas ir pieņemami, izvēloties brīvo laiku.

Kā izlemt par prombūtnes laiku?

Ieteicams atļaut vismaz dažas brīvas dienas, dažas apmaksātas un citas neapmaksātas atkarībā no konkrētajiem noteikumiem katram darbiniekam. Daži darba devēji pat pieļauj neierobežotu atvaļinājuma laiku, bet tas parasti prasa uzticēšanos no abām pusēm un apņēmību strādāt atbildīgi bez uzraudzības. Lūdziet darbiniekiem prombūtnes laiku pieprasīt, cik savlaicīgi vien iespējams.

Kādus rīkus izmantot, lai izlemtu par prombūtnes laiku?

Izmantojiet Google Docs vai Sheets, lai izveidotu failu, kurā ikviens var pieprasīt vēlamās dienas, pievienot piezīmes un redzēt izmaiņas reāllaikā.

Plānojiet, cik bieži, kur un kad jārīko sanāksmes.

Kāpēc ir svarīgi iepriekš plānot sanāksmes?

Sanāksmēm jābūt praktiskām un efektīvām, ja gatavojaties tās rīkot regulāri. Tādējādi ikviens var koncentrēties uz savu uzdevumu, netērējot laiku.

Kā iepriekš plānot sanāksmes?

Lai izziņotu jaunumus savai komandai, ir jārīko parasta sanāksme. Piemēram, katru piektdienas rītu vai trešdienas pēcpusdienu. Varat arī noorganizēt ārkārtas sanāksmes, kad kaut kas ir jāapspriež nekavējoties.

Kādi rīki palīdz savlaicīgi organizēt sanāksmes?

Slack, LiveWebinar, Zoom vai Google Hangouts ir lieliski video saziņas rīki.

Saziņa ir jebkuras attālinātās komandas atslēga. Nosakiet saziņas vadlīnijas un pārliecinieties, ka visi seko tām līdzi.

Kāpēc ir svarīgi optimizēt saziņu?

Lietas var ātri kļūt haotiskas, ja jums nav spēkā esoša saziņas plāna. Lai paturētu ikvienu saiknē, ir nepieciešams izveidot veidu, kā cilvēkiem efektīvi un ātri sazināties.

Kā optimizēt saziņu?

Būtiski ir sekot projektu gaitai, lai varētu noteikt, vai kāds atpaliek. Turklāt ir noderīgi redzēt, ko komanda dara ikdienā.

Lai optimizētu saziņu ar klientiem, izmantojiet pieteikumu apstrādes programmatūru, piemēram, LiveAgent. Jūsu e-pasta ziņas, čati, zvani, sociālo mediju pieminējumi un ziņas no citiem kanāliem nonāks vienā vienotajā iesūtnē. Tas atvieglo saziņu un palielina klientu apmierinātības līmeni.

Ar kādiem rīkiem optimizēt saziņu?

• Komandas saziņai – tādi rīki kā Asana vai Basecamp ir noderīgi, bet tikai tad, ja visi tos konsekventi izmanto.
• Saziņai ar klientiem — universāla palīdzības dienesta programmatūra, piemēram, LiveAgent (to var izmēģināt bez maksas!).

Lai visi būtu uz viena viļņa un pārvietotos vienā virzienā, katrai komandai ir nepieciešams kopīgo vērtību un mērķu kopums.

Kāpēc ir svarīgi rūpēties par uzņēmumu kultūru?

Uzņēmuma vadlīnijas palīdzēs piesaistīt darbiniekus nākotnē, bet tās ir būtiskas arī darbinieku noturēšanai. Darbinieki, kuri jūtas tā, it kā būtu daļa no komandas un kuru vērtības atbilst uzņēmuma vērtībām, visdrīzāk paliek kopā ar to.

Kā rūpēties par uzņēmuma kultūru?

Izveidojiet pamatvērtību sarakstu un pārliecinieties, ka ikviens to saprot. Turklāt uzņēmuma rokasgrāmatā varat aprakstīt uzņēmuma gaidas un noteikumus.

Kādi rīki palīdz rūpēties par uzņēmuma kultūru?

Varat izveidot Google Docs dokumentu vai īsu video/prezentāciju par uzņēmuma pamatvērtībām.

Pirms sākt attālināti strādāt, pārbaudiet, vai jūsu darbiniekiem ir produktīva darba vide.

Kāpēc ir svarīgi pārbaudīt darbinieku attālinātā darba vidi?

Ne visiem ir ideāli apstākļi darbam no mājām. Ja vēlaties, lai jūsu darbinieki koncentrētos uz savu darbu, viņiem ir nepieciešami nepieciešamie resursi un rīki.

Kā pārbaudīt savu darbinieku attālinātā darba vidi?

Ja iespējams, noīrējiet fizisku darba vietu netālu no viņu dzīvesvietas (piemēram, kopdarba telpu). Ja ne, mēģiniet nodrošināt viņiem labākus darba apstākļus mājās, piegādājot nepieciešamo aprīkojumu (krēslus, galdus utt.).

Kādus rīkus izmantot, lai pārbaudītu darbinieku attālinātā darba vidi?

Lai uzzinātu, vai kādam pietrūkst piemērotas attālinātā darba vides, varat tos aptaujāt, izmantojot Google Forms.

Tiklīdz komanda sāk attālināti strādāt, ir svarīgi, lai būtu plāns jaunu darbinieku pieņemšanai darbā.

Kāpēc ir svarīgi plānot attālinātu pieņemšanu?

Ja jums nav darbā pieņemšanas plāna, jaunu darbinieku piesaistīšana nepieciešamajā ātrumā var būt apgrūtinoša.

Kā plānot attālinātu pieņemšanu darbā?

Plānojiet videotikšanās un apmācības, lai jūsu darbinieki ātri iepazītos ar jauno sistēmu. Izveidojiet katram darbiniekam lasāmas rokasgrāmatas, lai viņi varētu iepazīties ar uzņēmuma vadlīnijām.

Kādus rīkus izmantot, lai plānotu attālinātu pieņemšanu darbā?

LiveWebinar var izmantot tiešsaistes apmācību sesijām. Izveidojiet rokasgrāmatas Google Docs/Sheets vidē.

Lai attālinātie darbinieki būtu produktīvi, tiem ir nepieciešami atbilstoši rīki, piemēram, dators ar visām programmām.

Kāpēc pārliecināšanās, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces, ir svarīga?

Ja jūsu attālinātajiem darbiniekiem nav atbilstošu personisko ierīču vai rīku, viņiem būs grūti paveikt darbu.

Kā pārliecināties, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces?

Nodrošiniet darbiniekus ar atbilstošajiem rīkiem un ierīcēm.

Kādi rīki jāizmanto, lai nodrošinātu, ka jūsu darbiniekiem ir nepieciešamās ierīces?

Varat izveidot attālinātā darba prasību sarakstu Google Docs/Sheets vidē. Apsveriet iespēju ieguldīt tādās tehnoloģijās kā mākoņkrātuve (piemēram, Dropbox) un failu koplietošana (Google Drive).

Uzticams interneta pieslēgums attālinātiem darbiniekiem ir obligāta nepieciešamība.

Kāpēc piekļuve internetam ir svarīga?

Ja darbinieka internets pārstāj darboties pat tikai dažas minūtes, tam var būt būtiskas sekas. Pārbaudiet, vai, strādājot attālināti, darbinieki nesaskaras ar savienojuma problēmām.

Kā visiem nodrošināt piekļuvi internetam?

Periodiski pārbaudiet katra darbinieka interneta ātrumu. Ja rodas problēmas, sazinieties ar pakalpojumu sniedzēju un atrisiniet to pēc iespējas ātrāk.

Kādus rīkus izmantot, lai ikvienam piešķirtu piekļuvi internetam?

Pingdom ļauj uzraudzīt interneta savienojuma statusu no jebkuras vietas pasaulē.

Pārliecinieties, vai darbiniekiem ir pieejams tehniskais atbalsts, ja kaut kas nedarbojas pareizi.

Kāpēc tehniskā atbalsta sniegšana ir svarīga?

Ja jūsu attālinātajiem darbiniekiem nav pieejams tehniskais atbalsts, viņi var kļūt neapmierināti un uzskatīt to par šķērsli, kas neļauj viņiem veikt savu darbu.

Kā nodrošināt tehnisko atbalstu?

Nodrošiniet darbiniekus ar atbalsta kontaktpersonu sarakstu, tai skaitā e-pasta adresi un tālruņa numuru utt.

Kādus rīkus izmantot tehniskā atbalsta sniegšanai?

Varat izveidot dokumentu (piemēram, programmā Google Docs), kurā ir aprakstīts tehniskā atbalsta process un katram jūsu komandas dalībniekam ir piešķirta piekļuve tam. Apsveriet iespēju ieguldīt programmatūrā, kas darbiniekiem nodrošina piekļuvi atbalstam cauru diennakti.

Attālinātajem darbiniekiem ir jāsaprot, kādi ir viņu drošības pienākumi.

Kāpēc drošības pienākumu noteikšana ir svarīga?

Jūsu darbinieku drošībai vienmēr jābūt galvenajai prioritātei. Jūsu darbiniekiem ir jāzina par briesmām, kas saistītas ar darbu mājās, un jāizprot uzņēmuma drošības politika.

Kā noteikt drošības pienākumus?

Ir skaidri jāpaskaidro, kas ir jāizdara no viņu puses un uz kādiem drošības elementiem būtu jākoncentrējas.

Kādi rīki jāizmanto, lai noteiktu drošības prasības?

Ģeoaizsardzība ļauj izsekot darbinieka ierīces atrašanās vietai un iestatīt robežas, kuras viņš nevar šķērsot. Tomēr šis solis ir būtisks tikai tad, ja jūsu uzņēmumā ir tiešām sensitīvi dati, pretējā gadījumā jums būtu jāuzticas saviem darbiniekiem – tas atmaksājas.

Regulāri atjauniniet savas komandas programmas un ierīces.

Kāpēc regulāri atjauninājumi ir svarīgi?

Ja attālinātie darbinieki neatjaunina savas ierīces, viņi var kļūt neaizsargāti pret kiberuzbrukumiem. Pārbaudiet, vai visi veic regulāros atjauninājumus un neatstāj tos novārtā.

Kā parūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Izveidojiet dokumentu, kurā ir nepieciešamo atjauninājumu saraksts, lai visi varētu piekļūt šai informācijai.

Kādi rīki palīdz parūpēties par regulāriem atjauninājumiem?

Apsveriet iespēju ieguldīt tādos rīkos kā Microsoft AutoUpdate (sistēmai Windows) vai Mac OS X Update (Apple ierīcēm), kas ļaus automātiski atjaunināt visu jūsu darbinieku programmatūru.

Jums ir jānosaka jomas, kurās jūsu darbinieki, visticamāk, saskaras ar drošības problēmām.

Kāpēc drošības risku noteikšana ir svarīga?

Ja zināt, kur atrodas briesmas, varat veikt pasākumus, kas palīdzēs tās mazināt. Noskaidrojiet visus iespējamos draudus, pirms tie kļūst par problēmu.

Kā noteikt drošības riskus?

Apsveriet iespēju izveidot drošības risku karti, kurā ir norādītas jomas, kurās jūsu darbinieki var saskarties ar briesmām.

Kādi rīki jāizmanto, lai noskaidrotu drošības riskus?

Ir vairāki rīki, kas nosaka drošības risku jomas, tostarp Ģeofencing, un sociālo mediju pārraudzības programmatūra (piemēram, Mediatoolkit) un Google Alerts.

Ja kaut kas noiet greizi, jums ir jābūt ārkārtas situāciju plānam un jāpadara darbvieta drošāka.

Kāpēc ir svarīgi uzrakstīt ārkārtas rīcības plānu?

Ārkārtas situācijas gadījumā attālinātie darbinieki var krist panikā un padarīt situāciju vēl sliktāku. Ārkārtas situāciju plāns var to novērst.

Kā uzrakstīt ārkārtas situāciju plānu?

Izveidojiet dokumentu ar to uzdevumu sarakstu, kas soli pa solim ieskicē ārkārtas situācijas plānu.

Kādi rīki palīdzēs jums uzrakstīt ārkārtas rīcības plānu?

Tie, kurus jūsu darbinieki izmanto visbiežāk, tie būs tie, ar kuriem viņi ir vislabāk pazīstami, ar tiem darbinieki tiks galā visātrāk.

Viena no lielākajām problēmām ar attālināto darbu ir neiespēja tieši sazināties ar cilvēkiem. Tā kā attālinātajiem darbiniekiem lielāko daļu sava laika jāpavada četrās sienās, viņu garīgajai veselībai ir izšķiroša nozīme.

Kāpēc rūpes par jūsu darbinieku labklājību ir svarīgas?

Ja darbinieks sāk cīnīties ar savas garīgās veselības problēmām, tas var būtiski ietekmēt uzņēmuma efektivitāti.

Kā palīdzēt rūpēties par savu darbinieku labklājību?

Vai tam ir sakars ar darbu vai nē, pārliecinieties, ka ikvienam ir pieejama palīdzība, ja tas ir nepieciešams.

Kādi rīki palīdz rūpēties par jūsu darbinieku labklājību?

Varat veikt anonīmu aptauju, izmantojot Google Forms vai SurveyNuts.

Mudiniet savus darbiniekus čatot ar kolēģiem, pat par ar darbu nesaistītiem tematiem. Tas palīdzēs viņiem justies vienotākiem ar komandu un novērsīs izolācijas sajūtu.

Kāpēc ikdienas čatošana ar komandas biedriem ir svarīga?

Ja darbinieki sāk justies tā, it kā atrastos akvārijā, viņiem var kļūt grūti koncentrēties un paveikt savu darbu.

Kā atvieglot ikdienas čatošanu ar komandas biedriem?

Pievērsiet uzmanību visām “attālajām” sapulcēm, piemēram, ne tikai par darbu, bet arī darbinieku dzimšanas dienu svinībām.

Kuri rīki palīdz atvieglot ikdienas čatus ar komandas biedriem?

Šeit noderēs ikviens tiešsaistes semināru un ziņapmaiņas rīks (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout u.c.).

Ir daudz sarežģītāk apgūt jaunas prasmes, strādājot attālināti, nekā tas ir birojā. Nodrošiniet savus darbiniekus ar alternatīvām iespējām un stimuliem apgūt jaunas prasmes un iespējas, kā sevi uzlabot. Ļaujiet viņiem piekļūt tehnoloģijām, kas palīdzēs to paveikt.

Kāpēc darbiniekiem ir svarīgi nodrošināt apmācības?

Ļaujot darbiniekiem attīstīties, viņi savu darbu redz nevis kā parastu darbu, bet kā karjeru. Mudiniet viņus apmeklēt tīmekļa seminārus vai apmeklēt kursus, kas saistīti ar viņu profesionālajām interesēm.

Kā nodrošināt savus darbiniekus ar apmācību iespējām?

Apsveriet iespēju piedāvāt dažādus apmācību veidus, piemēram, videonodarbības, tīmekļa seminārus vai e-grāmatas. Jūs varat arī atbalstīt savus darbiniekus, lai viņi apmeklētu kursus savā brīvajā laikā.

Kādus rīkus izmantot, lai nodrošinātu darbiniekus ar apmācību iespējām?

Varat izmantot video konferenču programmatūru, piemēram, Skype vai Zoom, lai vadītu tiešsaistes apmācības vai platformas, piemēram, Lynda.com un Coursera, lai piedāvātu tiešsaistes kursus.