Tiešsaistes čats izglītības iestādēm un nevalstiskajām organizācijām

Viens no izglītības iestāžu un nevalstisko organizāciju stūrakmeņiem ir personīgu kontaktu veidošana. Tās ir atkarīgas no studentu, ziedotāju un ieinteresēto personu intereses, reputācijas un atbalsta.

Digitālā komunikācija ir pavērusi durvis jaunām iespējām studentu uzņemšanā, plānošanā un līdzekļu vākšanas stratēģijā.

Tiešsaistes čats ir ideāls rīks jebkurai iestādei, kas vēlas modernizēt savu klientu apkalpošanu un veidot ilgstošas attiecības.

Kas ir tiešsaistes čats?

Ja jūs interesē, kas īsti ir tiešsaistes čats, mēs to varam sadalīt trīs būtiskos komponentos, kas veido vienu pilnīgu saziņas kanālu.

• Tiešsaistes čata programmatūra 
• Tiešsaistes čata rīks
• Tiešsaistes čata atbalsts

Tiešsaistes čata programmatūra ir daļa no kompleksas daudzkanālu palīdzības dienesta programmatūras, kas ietver pieteikumu reģistrāciju, zvanu centru, sociālo mediju tīklus, zināšanu bāzi, klientu portālu un daudz ko citu.

Tiešsaistes čata programmatūra piedāvā daudzas funkcijas, ko var izmantot jūsu klientu apkalpošanas dienests, jo tās sniedz priekšrocības tiešsaistes pieprasījumu apstrādē salīdzinājumā ar citiem saziņas kanāliem.

Tiešsaistes čata rīks ir pārlūkprogrammas ziņapmaiņas logs, kas tiek aktivizēts, noklikšķinot uz čata logrīka, kas pazīstams arī kā čata poga. Tā ir pilnībā pielāgojama un lietotājam draudzīga funkcija, kuru ir vienkārši integrēt savā mājaslapā.

Katras pogas iepriekš izveidotais stils – pozīcija, animācija un tā tālāk, ir atrodams sadaļā čata pogu galerija vai izveidojams pilnībā no jauna, ieviešot savu kodu.

Ievietojiet čata pogu savās mērķa lapās, tādās kā, piemēram, “Reģistrēties”, “Biežāk uzdotie jautājumi” vai “Ziedojumi”, un pārliecinieties par pozitīvajiem rezultātiem. 

Tiešsaistes čata atbalsts ir pakalpojums, ko organizācija sniedz ārēji sabiedrībai vai iekšēji saviem darbiniekiem. Tas ir ātrākais veids, kā palīdzēt jebkuram mājaslapas tiešsaistes apmeklētājam, kuram tas ir nepieciešams, jo katra sesija notiek reāllaikā ar cilvēku – čata operatoru, nevis čatbotu.

Kādas ir tiešsaistes čata priekšrocības salīdzinājumā ar tālruni vai e-pastu?

Būsim atklāti – ne tālrunis, ne e-pasts tik drīz nenovecos. Faktiski tie joprojām ir iecienīti kanāli daudziem klientiem. Tam ir daudz iemeslu, taču nav apstrīdams, ka tiešsaistes čats kļūst arvien populārāks, kopš interneta izmantošana saziņai kļuvusi par normu.

Tūkstošgades paaudze tiešsaistes čata programmatūru izmanto īpaši plaši. Vairāk nekā 63% sagaida, lai uz viņu vienkāršākajiem klientu atbalsta pieprasījumiem tiktu atbildēts tiešsaistes čatā.

Tā kā modernā čata programmatūra kļūst arvien izsmalcinātāka, tās priekšrocības salīdzinājumā ar tālruni vai e-pastu kļūst arvien acīmredzamākas. 

Kādas ir šīs priekšrocības? 

Pievērsīsimies trim galvenajām:

• Saīsināts vidējais gaidīšanas laiks. Gan tālrunis, gan e-pasts prasa no lietotāja zināmu piepūli, lai sazinātos. Jums jāiestājas tālruņa rindā, lai tiktu pie aģenta, vai jāraksta e-pasts un jāgaida atbilde. Tiešsaistes čats notiek ne tikai acumirklī, bet arī aģenti var pievienot tam visa veida nepieciešamos failus, piemēram, darījuma dokumentus vai līgumus.

• Daudzuzdevumu veikšana. Aģenti labi saprot, cik komplicēti ir pārslēgties starp tālruņiem vai e-pastiem, lai ilgstoši palīdzētu saviem klientiem. Tiešsaistes čata operatori var viegli apstrādāt vairākas čata sarunas, nezaudējot koncentrēšanos un veicot uzdevumus fonā.

Rezultāts? Zemākas darbības izmaksas un palielināta ieguldījumu atdeve, jo jums nebūs jānodarbina milzīgas komandas, lai pārvaldītu visus savus saziņas kanālus. Tas ir liels ieguvums gan izglītības, gan nevalstiskajām organizācijām, jo bieži vien tās darbojas ar ierobežotu budžetu.

Ja čata pieprasījumu kļūst pārāk daudz, lai tiktu ar tiem galā, jūsu administratori vienmēr var iestatīt čatu skaitu, ko konkrēts aģents var apstrādāt vienlaikus, vai kopējo maksimālo rindas garumu.

• Samazināts pieteikumu apjoms. Ienākošo zvanu vai e-pasta plūdi ir pārāk pazīstami ikvienam, kas strādā klientu apkalpošanā. Ne tikai daudzums, bet arī tālruņa vai e-pasta pieprasījumu atrisināšana parasti aizņem zināmu laiku. Ja ir iespēja sazināties ar atbalsta komandu tieši no mājaslapas, varat samazināt atbalsta pieteikumu iesniegšanu. Iemesls tam ir tāds, ka atbalsta aģenti vairumā gadījumu var atrisināt pieprasījumu uzreiz.

Tas viss ir iespējams, izmantojot tiešsaistes čatu, jo visa saziņa ērti notiek no Jūsu datora, kamēr Jūsu potenciālie vai pastāvīgie klienti pārlūko jūsu vietni.

Jums pat nav nepieciešams dators. Tiešsaistes čats ir optimizēts mobilajām ierīcēm un citām līdzīgām ierīcēm, lai jūsu komanda varētu atbildēt no jebkuras vietas uz jebkuru platformu.

Kādas ir tiešsaistes čata priekšrocības izglītības iestādēm un nevalstiskajām organizācijām?

Pēdējos gados izglītības un bezpeļņas uzņēmumi ir piedzīvojuši būtiskas izmaiņas mārketinga un pakalpojumu stratēģijās. Galvenais virzītājspēks ir tehnoloģija. Tā kā kļuvis vieglāk izveidot saziņu globālā mērogā, pieaugusi arī starptautisko studentu vai organizāciju interese.

Efektīva saziņa ir būtiska, lai veidotu lojalitāti.

Tiešsaistes čata priekšrocības izglītības iestādēm:

• Palīdz studentiem ar pieteikumiem, reģistrāciju vai citām procedūrām
• Padomi reālajā laikā
• Ieteikumi dažādiem kursiem
• Stiprināta uzticēšanās jūsu studentu iestādei un tās studentiskajai būtībai
• Uzlabota studentu un vecāku iesaiste
• Palielināts pieteikumu un pieteicēju skaits

Tiešsaistes čata priekšrocības nevalstiskajām organizācijām: 

• Pastiprināta sadarbība ar ziedotājiem
• Pielāgojama pieeja dažādām paaudzēm
• Stabils donoru atbalsts apmaiņā pret pozitīvu apkalpošanas pieredzi
• Uzlabota sapratne starp jūsu ziedotājiem un jūsu organizāciju
• Datu vākšana jūsu nākamajai līdzekļu vākšanas stratēģijai
• Pavadiet savus donorus caur dažādiem lēmumu pieņemšanas posmiem, piemēram, ziedošanas procesam.

Kādas tiešsaistes čata funkcijas izglītības iestādes un nevalstiskās organizācijas var izmantot savā klientu atbalsta stratēģijā?

• Vienota Iesūtne

Ir ļoti svarīgi saglabāt savu individuālo vai uzņēmumu ziedotāju vai studentu informāciju un profilus kā daļu no nākamās līdzekļu vākšanas, ieinteresēto personu vai studentu uzņemšanas stratēģijas.

Katra čata sesija tiek pārveidota par pieteikumu un saglabāta vienotā, koplietotā iesūtnē. Jūsu čata aģenti var apkopot un saglabāt datus no sarunām, pateicoties iebūvētajam CRM. Jebkurš aģents varēs atbildēt, jo viņam visu laiku pa rokai būs pieejama visa nepieciešamā informācija.

• Proaktīvs čata uzaicinājums:

Būdama viena no svarīgākajām un daudzfunkcionālākajām funkcijām, proaktīvais čata uzaicinājums, ir uznirstoša ziņa, kas tiek rādīta mājaslapā kā uzaicinājums vai ievads.

Monitorējot pašreizējo tiešsaistes čata apmeklētāja URL, varat sazināties ar viņu un sniegt palīdzīgu roku. Aģenti var izveidot vienu vai vairākus uzaicinājumus vai tos pilnībā izslēgt, ja visi aģenti ir iesaistīti citos čatos.

• Reāllaika Rakstīšanas Skats

Nav obligāta, bet noderīga funkcija aģentiem, kuri vēlas būt soli priekšā klientiem. čata sarunas laikā aģents var vērot, ko apmeklētājs raksta, un sagatavot atbildi, pirms klients nospiež nosūtīšanas pogu.

•  Iepriekšsagatavotas atbildes 

Iepriekšsagatavotas atbildes optimizē darbplūsmu, izmantojot saglabātās un iepriekš definētas īsas teksta atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem. 

• Čata sadale 

Čata pārvirzīšana ir ļoti svarīga, ja ir paredzēts, ka čats sasniedz atbilstošās fakultātes pareizo nodaļu vai kampaņas projekta komandu. Aģenti vai čata administratori var izvēlēties kādu no trim iepriekš definētām parvirzīšanas iespējām, lai nodrošinātu ātru un precīzu saziņu:

• Nejauša Piešķiršana
• Zvanīt visiem
• Maksimāla noslodze

• Birkas

Birku var pievienot manuāli vai automātiski konkrētiem vārdiem vai frāzēm, tādējādi izveidojot pielāgotu darbplūsmu katram atsevišķam aģentam. 

• Pēc-čata aptauja

Ļauj ievadīt tekstu un atsauksmi no klientiem, kā arī novērtēt aģenta efektivitāti vai vispārējo apmierinātību ar čata sesiju.

• Daudzvalodu čats 

Studenti, vēlētāji vai ziedotāji var būt no jebkuras pasaules malas. Tiešsaistes čats ļauj jūsu iestādei kļūt patiesi globālai, izmantojot valodai pielāgojamus logrīkus.

• Videočats 

Lai klientu apkalpošana būtu vēl personiskāka, izmantojiet video un čatu vienlaikus. Iestatiet to tāpat kā čata pogu, ievietojot tiešsaistes čata video pogu konkrētās jūsu mājaslapas lapās.  

Ja vēlaties apskatīt visas mūsu pieejamās paketes, kas piedāvā papildu funkcijas, dodieties uz mūsu cenu lapu.

Kādas ir čata sarunu vadlīnijas un noteikumi? 

Čata sarunas atšķiras atkarībā no konkrētās situācijas, taču tiešsaistes saziņā ir jāievēro daži protokoli un noteikumi. 

Individuāli vai grupās ikvienam čata darbiniekam ir jābūt plašām klientu apkalpošanas prasmēm – sākot ar tehniskajām prasmēm, piemēram, datorprasmei, gramatikas prasmei vai rakstīšanas ātruma, līdz saziņas prasmēm, piemēram, empātijai un pacietībai. Tas viss veido pilnīgu tiešsaistes čata etiķeti.

Tiešsaistes čata sarunas ir ātra informācijas apmaiņa, tāpēc aģentiem ir jābūt attiecīgā jautājuma ekspertiem. Ieviešot un uzturot zināšanu bāzi, tā var kalpot kā lielisks informācijas avots aģentiem un klientiem, kuri dod priekšroku pašapkalpošanai, nevis tradicionālajam atbalstam.

Vai ārpakalpojumu izmantošana klientu atbalsta jomā var dot peļņu izglītības iestādēm un nevalstiskajām organizācijām? 

Aizvien biežāk uzņēmums vai iestāde, veidojot klientu apkalpošanas komandas, izmanto ārpakalpojumu. 

Galvenie motivējošie faktori ir laika plānošana, budžeta jautājumi un darba slodzes sadalījums. Lielākajā daļā nevalstisko organizāciju un izglītības iestāžu nestrādā milzīgas atbalsta komandas un tās nestrādā visu diennakti, tāpēc to atbalsta sniegšanas laiks ir ierobežots. Par laimi, tieši šī iemesla dēļ pastāv specializētie centri. 

Uzziniet vairāk par priekšrocībām, ko sniedz LiveAgent konta izmantošana ārpakalpojumā šeit.

Kā integrēt tiešsaistes čata programmatūru savā mājaslapā?

Tiešsaistes čata pogas integrēšana savā mājaslapā ir tikpat vienkārša kā 2+2=4 apguve. Tiklīdz esat reģistrējušies un saņēmuši pieteikuma informāciju savam LiveAgent kontam, atliek tikai nokopēt un ielīmēt īsu HTML kodu.

Vai zināt, kas vēl ir lieliski? Nav nepieciešams lejupielādēt papildu programmatūru. Tomēr, ja vēlaties to integrēt ar trešās puses programmatūru, lietotnēm vai spraudņiem, lai uzlabotu klientu apkalpošanas pieredzi, tas ir pilnībā atbalstīts ar iebūvētajām vai Zapier integrācijām.

Drošība

Aizsargājiet studentu un ziedotāju datus. LiveAgent apvienotās drošības funkcijas nodrošinās Jums mieru, jo zināsiet, ka visi viņu dati ir drošībā un pasargāti.

Tālāk ir aprakstītas dažas no mūsu piedāvātajām drošības funkcijām.

• IP adresu bloķēšana
• 2-pakāpju verifikācija
• HTTPS Šifrēšana
• Vairāki Datu Centri
• GDPR
• API drošība

Zināšanu bāze

Ir teiciens: “Zināšanās ir spēks.” Mēs to paturam prātā, pastāvīgi papildinot mūsu zināšanu bāzi ar jaunu informāciju. Mēs aicinām arī mūsu abonentus sniegt savu ieguldījumu vai veidot kopienu, izmantojot mūsu klientu portālu.